At skrive indsamlingsbreve til ikke-betalende kunder er en uundgåelig opgave for enhver virksomhedsejer. For at øge dine odds for at få betalt, hvad du skylder, lav en detaljeret betalingspolitik forud for udstedelse af kredit og brug takt og professionalisme, når du forsøger at indsamle på forfaldne konti.
Opret en betalingspolitik
Inden du tillader en kunde eller kunde at udsætte betalingen, betale på kredit eller betale efter levering af produkter eller tjenester, udvikle en betalingspolitik, der beskriver dine vilkår. Dette skal indeholde detaljer om, hvornår du overvejer en forfaldne betaling, f.eks. 10 dage eller 30 dage efter fakturaen er udstedt. Det skal også indeholde detaljer om, hvad der vil ske, hvis manglende betaling fortsætter, såsom udstedelse af sanktioner og forsinkede gebyrer, ophør af tjenester eller retssager.
Adressér specifikationerne
Se din kontraktlige aftale med kunden i udarbejdelsen af dit samlingsbrev. Henvis til ordren, fakturanummeret, datoen for service eller køb og datoen for den oprindelige betaling. Hvis der var tidligere forsøg på at indsamle, nævnt dem også, og give kunden en total, der omfatter sanktioner. Eksempel: "Din ordre på 1.000 vandflasker blev leveret den 1. oktober og en faktura for $ 250 blev udstedt via email den 3 oktober med en betalingsdato den 3. november. Din konto er nu 30 dage i forvejen, og din konto er blevet vurderet en $ 25 gebyr, gør din udestående saldo $ 275, betales straks."
Vær sympatisk, men fast
Mens nogle ikke-betalende kunder kan undvige deres regninger, kan andre have glemt deres betalingsdato eller have alvorlige pengestrømsproblemer. Giv kunderne fordelene ved tvivl, når de skriver indsamlingsbreve for at undgå at sætte dem på defensiven. For eksempel forstår vi ", at uforudsete omstændigheder kan opstå, og vi er forpligtet til at arbejde sammen med dig for at løse dette spørgsmål." Denne tilgang belaster ikke kunden, men gør det klart, at betalingen skal ske uanset omstændighederne.
Vedhæft bekræftelsesdokumenter
Vedhæft kopi af tidligere udstedte fakturaer, tidligere korrespondance over emissionen, en kopi af enhver underskrevet kontrakt eller skriftlig aftale og uddrag af din betalingspolitik. Hvis du er villig til at forhandle om saldoen eller tage delbetalinger, skal du skitsere de specifikke vilkår i dit tilbud. Giv et nummer, der skal ringes, hvis kunden har spørgsmål og med en forudbetalt selvbetalt konvolut for nem betaling.
Brug en advokat
Hvis gentagne forsøg på at indsamle på forfaldne konti ikke viser sig at være frugtbart, kan du vælge at få en advokat at sende samlingsbrevet på dine vegne. Din advokat kan anbefale trusler om småkrav domstol, en henvisning til en samling agentur, kreditrapportering eller andre juridiske handlinger. Væg omkostningsfordelene ved, hvad det ville tage at uddanne dine samlingsbestræbelser til en juridisk professionel mod det beløb, du potentielt kan indsamle fra din kunde. Hvis du f.eks. Bruger en advokat til at skrive et samlingsbrev til en $ 50-regning, er det måske ikke omkostningseffektivt, men ansættelse af professionel hjælp til indsamling på en konto på $ 10.000 ville næsten være værd at koste.
