Ved styring af et projekt er bundlinjen ved at vide, hvad leverancerne indebærer. "Leverancer" er en catch-all term, man hører altid i erhvervslivet, og det ville være let at tro, det refererer til fysiske produkter, man modtager, men det er langt mere vidtrækkende end det.
Hvad er leverancer?
I det væsentlige er leverancer output fra et projekt. Men der er et par slags leverancer: interne og eksterne leverancer og projekt- og procesleverancer.
Eksterne ydelser er de tjenester eller produkter, som en kunde eller kunde har engageret et firma til at levere. Det er noget, din virksomhed skaber til salg for at generere indkomst for virksomheden.
Interne leverancer er opgaver og arbejde afsluttet inden for virksomheden, der ikke er kundedrevet, men et krav om succesfuld drift af virksomheden. Filing af skatter, papirarbejde og håndtering af konti betragtes som interne. Interne leverancer vil aldrig krydse en kundes skrivebord, men de kan produceres for myndigheder som IRS eller licensieringsorganer. De er stadig inden for (intern) din virksomhed, eller er nødvendige for driften af din virksomhed.
Projektleverancer og procesleverancer falder begge under kategorien eksterne ydelser, da de vedrører klientbaseret arbejde.Projektleverancer er kundeorienterede resultater; eventuelle produkter og tjenesteydelser, der skal leveres til kunden som følge af projektet.
Procesleverancer er derimod noget af det arbejde, der udføres for at gennemføre projektet. De er dokumenter, planer, mock-ups, eventuelle præciseringer af omfanget og endda arbejdsstrukturafbrud, som er oprettet for det interne hold.
Forståelse af projektleverancer
Når kunder eller kunder involverer en virksomhed for at levere en tjeneste eller sælge et produkt til dem, er det resultat, de modtager, projektet, der kan leveres. Det kan være et fysisk produkt, men det kan også være noget immaterielt, som en tjeneste, en rapport eller en computerfil.
For eksempel når et flyselskab kontrakter Boeing om at komme med et nyt fly til dem, vil de angive, hvad de kræver fra flyet - fra størrelse til siddepladser og design. Flyet bliver det leverbare. Og hvis et firma har en intern konference og ansætter en transcriber for at optage og dokumentere arrangementet, er deres transkriptionsfiler også leverancer.
Leverancer kan være kreativ produktion, hardware, software, dokumenter, udstyr og andre tjenester. De kan være kortsigtede job eller massivt komplekse langsigtede projekter.
De klarere leverancer er defineret i projektkontrakter, jo glattere leveringsprocessen vil gå.
Definere projektleverancer
Det er ikke nok at sige, hvad det er, der vil blive leveret i slutningen af projektet. Det er vigtigt at have et klart omfang, omkostninger og tidslinjer, der er beskrevet i leverancekontrakten, så begge parter er enige om, hvad der skal leveres, når det bliver leveret og for hvor meget.
Antag for eksempel, at du kontraherer til levering af en ny virksomhedswebsted til dit beklædningsfirma. Jo mere specifikke du kan sørge for, hvad du har brug for af hjemmesiden, jo mere sandsynligt er du at have de leverancer, du ønsker.
Derfor skal udarbejdelsen af leverancerne indebære, at du noterer alle de aspekter, du skal bruge fra hjemmesiden:
- En dynamisk e-handelsportal, hvor kunder kan se tøj i flere visninger med zoom-in muligheder.
- Kunder kan købe online med kreditkort, PayPal og Interac i flere valutaer.
- Integrering af postlisteaggregering findes på marketingafdelingens ønskeliste.
- Produktafdelingen ønsker, at hjemmesiden let skal opdateres med nyt produkt, men det skal også tilpasse virksomhedens opgørelse 24/7, så produkterne ikke oversoldes eller efterlades usolgt på grund af dårlig datasporing.
Hvert af disse aspekter kan beskrives i projektkontrakten. Procesleverancer vil derefter blive besluttet internt af projektgruppen på en måde, der hurtigt går ud på projektet, således at fristerne for eksterne leverancer kan opfyldes.
I dette tilfælde kan der være mere end en leverbar. Den første er muligvis det mock-up af website design, og den anden leverbare vil være den fungerende hjemmeside eller wireframe. Den første leverbare vil kræve godkendelse, inden den anden leverbare kan oprettes, og kontrakten skal have afleveret acceptkriterierne klarlagt.
Fremskridt i at definere leverancer
De to vigtigste ord, der skal tages i betragtning ved definition af leverancer, er "specifikke" og "målelige".
Specifikke ting kommer i projektplanlægningsfasen, og det er her, hvor detaljerne skal beskrives for, hvad der skal være resultatet; den leverbare. Når specifikationerne er bekræftet, kan omkostningerne og arbejdskraften udregnes, og en budgetklient-godkendt.
Milepæle er en del af det målbare aspekt af leverancerne, men de er til intern brug - procesleverancer - kun et kontrolpunkt på vejen til gennemførelse af projektet og frigivelse af klientens arbejde.
Et andet aspekt af den målbare del af projektleverancer er, at de skal opfylde acceptkriterier. Til dette formål skal klienten være klar over, hvad de har brug for under kontraktskrivningen, eller de kan have ringe kompensation, hvis deres leverancer ikke overskrider deres forventninger.
Baseliner og milepæle
Enten arbejder du på et projekt, der kræver leverancer, eller du er interesseret i at modtage leverancer. På den ene eller anden måde har projektet brug for baseline og milepæle for at sikre succes.
Projektbaselinier kan enten være omfangets basislinje, tidsplanlinjen eller prisgrundlaget. Sammen er de præstationsmålinger og de er ikke defineret, før projektplanlægningen er afsluttet. De skal være en ramme for overvågning, da projektet påbegyndes.
Omkostningsgrundlaget er det forventede budget. Omfanget dækker, hvad hele projektets hele spektrum er, og hvad forventningerne og resultatet skal være. Tidsplanen er tidslinjen for udførelse og levering. Hvis, eller hvornår, projektoplysninger ændres, skal det noteres, og basislinjerne skal ændres.
Ved overvågning af nøjagtigheden af baseline er milepæle vigtige. Milepæle er opgaver eller præstationer, som ved fuldførelse hjælper med at fremskynde de endelige resultater af ethvert projekt. Milepæle kan være store præstationer, som om indramningen bliver gennemført i et nyt lager, eller noget som en kontrakt, der underskrives. Milestones er generelt en intern funktion, et middel til overvågning af fremskridt, der hjælper projektgruppen med at holde sig på målet for færdiggørelsesdatoer.
Hvis et projekts milepæle bliver savnet eller basislinjerne skifter, betyder det, at leverancerne måske ikke overholder fristen.
Håndtering af projektleverancer
Scope creep kan spore leverancer, hvis projektets omfang udvides efter tingene er begyndt. For at begrænse dette skal du være klar over, hvilke leverancer der er involveret i den oprindelige projektaftale og opbygge yderligere tid og budget efter behov, hvis nye leverancer tilføjes. Sørg for at få godkendelse fra alle interessenter i disse tilfælde.
Kunder og andre interessenter kan forbedre projektets succes via deres input om, hvad acceptkriterierne skal være. Vær klar over den påtænkte endelige brug af de leverbare og hvad dens formål er at sikre, at du opfylder behovene og kravene i leverancerne.
Brug projektledelsessoftware til at holde alle på mål og opdateret om projektets fremskridt og hvor meget arbejde der skal udføres for færdiggørelse. Dette kan være særligt produktivt, hvor der er mere end en ekstern leverbar. Sørg for, at processer, tidslinjer og mål er eksplicitte og ligetil og delegere opgaver.
