Ligegyldigt hvor meget du prøver, nogle gange virker ting bare ikke som du planlagde. Når det sker i erhvervslivet, kan du ende med at forstyrre en værdsat kunde eller kunde. Måske var du utilsigtet uhøflig til en kunde, eller en af dine medarbejdere håndterede ikke en passende situation. Måske manglede du en klients deadline eller sendte utilstrækkelige mængder af en vare. At skrive et undskyldningsbrev kan være berettiget under visse omstændigheder for at sikre, at dit arbejdsforhold fortsætter. Hvis du har lavet en fejl, forårsaget en forsinkelse, sendt et defekt produkt eller leveret dårlig service, vil du gerne give en oprigtig undskyldning til din kunde eller kunde.
Sådan skriver du en undskyldningstavle til en kunde
Når du arbejder i kundeservicer, er din virksomhed kun så god som hvordan du behandler dine kunder. Kunder tager ordet "kunden er altid rigtig" til hjertet. Hvis der sker noget for at få en kunde til at føle sig forkert, er det god praksis at skrive et undskyldningsbrev.
Et undskyldningsbrev til en kunde skal skrives på firmaets brevpapir eller sendes via e-mail af punktpersonen for virksomhedens klager. Det skal rettes til den person, der klager og sendes rettidigt. Dit brev skal begynde med en undskyldning, der anerkender, hvad der skete. Tag ansvar for dine handlinger og sørg for at få kunden til at føle sig hørt. Prøv at lade kunden vide, at du kan se, hvordan hun følte, og hvorfor hun var ked af det. Endelig tilbyde en måde at rette det forkerte på, når det er muligt.
Eksempel:
Kære Michelle,
Tak fordi du kontaktede mig om den service, du modtog i vores butik i sidste uge. Jeg ønsker at undskylde for, hvordan vores kasserer håndterede situationen med din vare retur. Jeg beklager, at han har angivet de forkerte oplysninger om din refusion. Han burde have tjekket med en leder før han fortæller dig, at han kun kunne returnere, hvis du havde kvitteringen. Jeg beklager, at du brugte 20 minutter med at argumentere for vores kasserer. Jeg ville også have været frustreret. Hvis du gerne vil komme ind i butikken i denne uge, vil jeg personligt håndtere dit retur. Det tager kun et par minutter.
Med venlig hilsen
Roger S.
Butikschef
Sådan undskylder du for en klient
Forhold til løbende kunder er også afgørende for din virksomhed. Uanset om det er en langvarig, etableret klient eller en relativt ny, vil du sørge for at løse eventuelle problemer, der opstår så hurtigt som muligt.
For at undskylde for en klient, går det langt at skrive et brev. Det indikerer at du tog hendes bekymring over for hjertet og tog tid ud af din travle tidsplan for at skrive et brev. Meget som et undskyldningsbrev til en kunde, bør brevet skrives på firmaets brevpapir eller sendes via e-mail, af dig eller afdelingslederen. Prøv at sende brevet så hurtigt som muligt efter en eventuel intern undersøgelse for at se, hvorfor fejlen eller tilsynet opstod. Start brevet med en undskyldning, der angiver, at du forstår, hvorfor din klient er ked af det. Tag ansvar for fejlen og sørg for en afhjælpende handling. Da du har et løbende forhold, er det også en god ide at oprette en tid til at tale, så du kan diskutere, hvad der skete.
Kære Michael,
Jeg er ked af det, vi savnede deadline for det seneste webdesign. Jeg vil undskylde for ikke at lade dig vide, at vi kørte bagud. Vores projektleder skulle have fortalt dig, at projektet ikke var på rette spor for at møde januar-fristen. Efter at have talt med ham ser det ud til, at han var for overbelastet med projekter og ikke var som på toppen af ting som han burde have været. Jeg ved, hvor frustrerende det er at savne projektfrister. Jeg kan forsikre Dem om, at vi kan afslutte projektet inden udgangen af ugen. Jeg er villig til at fratrække en uges betalinger fra din næste erklæring i god tro. Jeg er glad for at diskutere dette med dig. Kontakt mig venligst, når du får en chance.
Med venlig hilsen
Brook B.
Design direktør
Hvorfor er det nødvendigt at undskylde
Undskyldning er en god forretningspraksis. Det viser, at du bekymrer dig om dit løbende forhold til dine kunder og kunder. Det viser også, at du kan anerkende og respektere det forkastede partis følelser uden at blive defensiv eller accusatorisk.
At tage ejerskab af din fejl viser en masse integritet, hvilket kan være opmuntrende for en kunde eller kunde, der ønsker at fortsætte med at drive forretning med dig.
