Spar tid og penge
Lønning kan udarbejdes af medarbejdere i et firma, eller det kan outsources til en lønningstjeneste. Mange virksomheder har opdaget, at outsourcing lønningslisten til en professionel service faktisk sparer virksomheden tid og penge.
Medarbejderomkostninger for løn i hjemmet
Når en virksomhed vælger at forberede sin lønningsliste internt, er der medarbejderudgifter til preparer, såsom lønningsløn, social sikring og Medicare-bidrag, arbejdstagerens erstatningsforsikring, mulige medicinske eller alderspensioner og træning. Når en virksomhed ansætter en medarbejder til at håndtere en virksomheds lønningsliste, skal denne medarbejder trænes i regnskabsføring og kunne beregne løn og fradrag sammen med forberedelse af lønsedlerapporter og rettidig indbetaling af skat.
Undgå høje sanktioner
Et firma vil være ansvarlig for nogen af de fejl, som medarbejderen har gjort. Disse fejl kan være omkostningseffektive, hvis skatter ikke er indgivet eller deponeret ejendom, og hvis beregningerne har fejl. Anerkendte lønningstjenester garanterer deres arbejde, og vil betale straffer, hvis det var deres fejl. Det er helt muligt for et selskab faktisk at betale mere i bøder hvert år, end hvad omkostningerne ville have været for outsourcing lønningslisten. Havde de brugt en lønningstjeneste, ville enten fejlene have været undgået, eller lønselskabet ville have været ansvarlig for sanktioner.
Pengesedler
Arbejdstagerens opgaver omfatter skrivekontrol til medarbejdere, korrekt beregning af løn og lønlister, overvågning af rettidige indskud og opbevaring af nøjagtige rapporter. Hvis den medarbejder, der er ansvarlig for forberedelsen af lønsedler, er syg, skal der stadig udbetales lønsedler. Lønningstjenester sikrer, at lønseddel udstedes til tiden hver lønperiode med minimal indsats fra virksomhedens interne medarbejdere.
Omkostninger ved outsourcing
Udgifterne til at ansætte en lønningstjeneste er typisk baseret på antallet af ansatte. Når virksomheden tilmelder sig en tjeneste, oprettes der konti med selskabets bank og lønningstjeneste, der giver lønsumtjenesten mulighed for at udstede lønsedler og skatteindskud. Nogle virksomheder vælger at få lønsedlerne leveret direkte til virksomheden, hvor kontrollen kan underskrives og udstedes til medarbejderne. Andre virksomheder tillader lønningsselskabet direkte at levere eller deponere kontrollen til medarbejderne.
Kom i gang
Når du opretter en konto med en lønningstjeneste, gives virksomhedsskatteoplysninger og medarbejderformularer W-4 til tjenesten sammen med lønnen for hver medarbejder. I løbet af hver lønningsperiode kontakter virksomheden lønningstjenesten og oplyser dem om, hvor mange timer hver medarbejder har arbejdet i den seneste lønningsperiode. Lønningstjenesten beregner derefter lønnen, eventuelle lønsumsfradrag, og indleder også det føderale skatteindskud. Lønningstjenester vil også forberede og udstede slutningen af året W-2s og 1099s, sammen med indgivelse af månedlige, kvartalsvise og årlige lønnings- og skatterapporter.
