Virksomheder med medarbejdere er forpligtet af den føderale regering til at tilbageholde føderal indkomst, social sikring og Medicare skatter fra hver medarbejders lønseddel. Virksomheder skal også bidrage eller "matche" Medicare og Social Security skattebeløb baseret på hver medarbejders løn. Efter adskillelse af lønningsafgift fra en medarbejders faktiske løn er der udstedt en check til medarbejderen for nettolønnen, og indbetalingen af lønningsafgift er deponeret hos en føderal skattemyndighed. Udover at deponere lønningsafgift skal de fleste virksomheder også indgive kvartalsvise lønningsskatteopgørelser med Internal Revenue Service.
Bestem lønbeløbskvoter, der skal tilbageholdes fra hver af medarbejdernes løn. Afhængig af lønnen er hver medarbejder ansvarlig for at betale en særlig indkomst, Medicare og Social Security skat, der bestemmes ved at gange medarbejderens løn med den skattesats, der svarer til deres indkomstniveau. Yderligere oplysninger om skatfester, satser og tilbageholdelser findes i "IRS Publication 15, Employer's Tax Guide", som findes på Internal Revenue Service hjemmeside.
Indbetale lønning tilbageholdelser med en kvalificeret føderal skattemyndighed. Lønindbetalinger kan ske elektronisk via "Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS)" eller ved at sende eller levere din betaling til en autoriseret bank ved hjælp af IRS Form 8109-B. Oplysninger om EFTPS-systemer og IRS-indbetalingsblanketter findes på IRS-webstedet.
Komplet og fil "IRS Form 941, Employer's Quarterly Federal Return." Denne formular er beregnet til virksomheder, der skal betale $ 1.000 eller mere i beskæftigelsesskat hvert år. De fleste virksomheder vil falde ind under denne kategori. Virksomheder med mindre end $ 1.000 i arbejdsskatforpligtelser kan bruge "IRS Form 944, Employers 'Annual Federal Return." Begge former vil kræve oplysninger om antallet af medarbejdere, som din virksomhed opretholder, og mængden af tilbageholdte indskud, som virksomheden har overtaget løbet af året eller kvartalet.
Forberede og indsende W-2-erklæringer på vegne af hver medarbejder i slutningen af hvert regnskabsår eller inden 31. januar. Arbejdsgiverne skal bruge "IRS Form W-2, Løn og Skatteerklæring" for at registrere de samlede lønninger, der udbetales til medarbejderen og samlede tilbageholdelser i løbet af året. En kopi af denne formular skal gives til både medarbejderen og Social Security Administration inden den 31. januar.
