Skrive krav og justeringsmeddelelser kræver forberedelse og planlægning, før du begynder at skrive. Skriv fra en simpel oversigt for at holde dig organiseret. Bestem hvad du vil have læseren til at gøre. F.eks. Vil du have pengene tilbage eller vil du udskifte produktet? Et kravbrev er en måde at løse problemer på fejl, der blev foretaget, og det kan have brug for en justering. En justeringsmeddelelse er et svar på et kravbrev, der blev foretaget mod din virksomhed.
Elementer du skal bruge
-
Kvitteringer
-
sedler
Kravbesked
Skriv om de relevante fakta i første afsnit. Begynd med problemet. Forklar præcis, hvad der skete, og årsagen til, at du skriver kravbrevet.
Stave ud hvorfor du mener, at dit krav skal gives i andet afsnit. Fortæl læseren om konklusionerne af kravet og det juridiske ansvar og retfærdighed. For eksempel fungerede produktet ikke som den anbefalede annonce.
Start tredje afsnit ved at anmode om handling. Anmod om, hvad du forventer læseren at gøre. Inkluder en dato, hvor du forventer handling. Trus ikke, men forklar hvilke yderligere skridt du måtte tage, hvis din anmodning ikke er opfyldt. Luk med en "Med venlig hilsen" og din underskrift over dit trykte navn.
Justeringsmeddelelse
Start dit første afsnit med en godkendelses sætning. Giv kunden de gode nyheder først og overholde kundens krav.
Start andet afsnit ved at forklare fejlen. Forklar årsagen til problemet. Giv ikke skylden skyld. Fokuser på din løbende indsats for at undgå fejl og vanskeligheder.
Udtryk din forståelse for kundens forretning i tredje afsnit. Undskyld hvis du føler at du skal gøre det. Hvis du ikke kan overholde alle elementer i den ønskede justering, skal du forklare hvorfor og tilføje eventuelle nødvendige detaljer om, hvordan du vil reagere på anmodningen.
Luk brevet med "Med venlig hilsen", og udskriv og underskriv dit navn.
Tjek dit brev for at sikre, at tonen er venlig. Forsøg ikke at lyde nedlatende eller betydeligt.
Tips
-
Gem en kopi af dit brev til dine optegnelser.
Giv dokumenter som f.eks. Regninger, reklamematerialer eller kvitteringer, der kan sikkerhedskopiere det, du skriver.
