For at definere kontraktadministration i de enkleste vilkår er det opgaven at sikre, at enhver entreprenør opfylder deres job på de vilkår og betingelser, der er skrevet i kontrakten. Overvågning for at fange afvigelser og uopfyldte vilkår, når de sker, betyder, at projektet eller personen er mere tilbøjelig til at lykkes med at gennemføre kontrakten for at rette op på problemer eller udeladelser længe efter faktoren snarere end kort efter at de udløber. Gode kontraktadministrationsevner er uvurderlige i virksomheder, der ansætter entreprenører med jævne mellemrum.
Hvad er kontraktproceduren?
Ved oprettelse af en kontrakt starter en syv-trins proces. Alle syv af disse faser falder ind under kontraktforvaltningen paraply, og kontrakt administration ikke rigtig ramt fuld koge indtil omkring trin fem. En kontraktansvarlig kan være ansat til at overvåge kontrakten, og deres rolle begynder så snart en aftale om en kontrakt begynder. Men med et stort kontraktovervågningshold kan en leder og administrator arbejde sammen i alle syv faser.
Det første skridt er at vide, hvad kontraktens mål vil være. Hvad er risici og forventninger? Hvad er behov og varighed? Hvorfor er kontrakten nødvendig?
Det andet trin handler om at skrive kontrakten. Retsgruppen bør være ombord for at sikre, at der ikke er tvivl om, fordi en mangel på klarhed kan lade en kontrakt være sårbar for manglende opfyldelse eller underpræstationer.
Trin tre er, når forhandling sker. Den anden part modtager kontrakten og benytter lejligheden til at hæve eventuelle problemer, de måtte have eller eliminere noget, de opfatter som urealistiske eller uretfærdige. For at undgå en vanskelig kontraktforhandling er det klogt at forfatter kontrakten efter nogen kommunikation, så du forstår den anden parts forventninger. Når forhandlingerne begynder, og at give / tage udveksling sker, kaldes det "redlining", og det kan blive kompliceret, hvis holdet ikke står oven på ændringerne. Ved hjælp af kontraktstyringssoftware kan dette, såvel som administrativt tilsyn, gøre en meget lettere proces. Der er et par dusin anbefalede styringssoftware systemer, der kan gøre en kontrakt lettere, afhængigt af dine behov.
Godkendelse kommer i trin fire. For større virksomheder kan der være en revisionsproces eller et bestyrelsesmøde, der skal overgå kontrakten og få godkendelse. Management software kan forenkle dette ved at have realtidsgodkendelse mulig af dem med autoritet til at give det.
Trin fem handler om at underskrive den stiplede linje. Gennemførelse af kontrakten betyder at få signaturer og endelige aftaler. Datering og vidner kan være påkrævet. Lovligt bindende elektroniske signaturer er nyttige her, når parter ikke er i samme by eller land. En administrator sørger for, at alle er på planlægning for at fuldføre udførelsesprocessen, før signering af frister ankommer.
Efter at kontrakten er blevet accepteret og udført, kan der ske ændringer og revisioner, da projekter og opgaver påbegyndes. Håndtering af disse kan være en del af kontraktadministratorens rolle og kan forenkles gennem kontraktstyringsprogrammer. At holde sig ajour med ændringer og ændringer er den sjette fase af kontraktprocessen.
Kontraktadministratoren er forrest og centralt i ansvar nu, da det syvende stadium af kontraktprocessen kommer ind. Der skal være milepæle undervejs for administratoren at overvåge fremskridt og succes på de kontraherede tjenester. Regelmæssige revisioner betyder, at der opstår mangler eller beslaglægger muligheder, der kan komme op undervejs. Der skal være påmindelser og advarsler indstillet til ting som fornyelser og færdiggørelsesfaser, og disse skal meddeles alle ledere på øverste niveau, der skal holde sig orienteret om kontraktmæssige fremskridt. Administrator og kontraktansvarlig skal være kommunikativ og proaktiv for at undgå eventuelle bortfalds- eller slutdatoer, der går uden handling.
Hvad er kontraktadministrationsfunktioner?
Der er meget mere til dette job end hvad der møder øjet. For at være god i kontraktadministration betyder det at arbejde godt med ledere og personale på alle niveauer. At være en stor kommunikator kan betyde at bidrage til at skabe mere effektive kontrakter og sikre, at alles behov og ønsker er opfyldt. Til dette formål skal de være glatte ved at forbinde både internt og eksternt. Dette kan kræve evnen til at arbejde sammen med fester internationalt og vil næsten helt sikkert kræve samarbejde med de juridiske og indkøbsteam.
Kontraktadministratorens forhandlingsfærdigheder vil ikke være diskutabel. De vil bruge kyndige og indsigt til at hamre ud priser, betingelser for opfyldelse og vilkår, mens de er hall monitoren, der sikrer, at disse er alle opfyldt som tiden skrider frem. De vil også være sikre risikoanalysatorer, være i stand til at fastslå, om ændringer eller revisioner kan være i modstrid med deres virksomheds bedste interesser.
Kontraktadministratorer skal være gode til ikke kun at løse konflikter, men at spotte dem, før de eskalerer. Det kan betyde at arbejde for at skabe klart sprog og regler, der kan anvendes til fremtidige kontrakter, eller endda nuværende, for at løse eller undgå problemer.
Rapportering om fremskridt til ledelsen og andre vigtige spillere er påkrævet, selvom tingene går glat, da mange andre aspekter af virksomheden kan blive påvirket af succes eller hikke i kontrakten.
Endelig overvåger de pengestrømme for at sikre udbetalinger og andre kontraktlige betalinger foretages korrekt og efter planen, og at de modtages af de rigtige parter.
Karriere i kontraktadministration
Kontraktsadministration er et voksende felt, med Bureau of Labor Statistics, der tyder på, at jobmulighederne kan vokse med 10 procent mellem 2016 og 2026, en vækstbane højere end i de fleste karriere. I betragtning af hvor meget der kører på kontraktsucces er dette et job, der kræver en videregående uddannelse, med et minimum af en bachelorgrad kombineret med en stor kontraktmæssig erhvervserfaring eller en kandidatgrad i erhvervsøkonomi med tilhørende grader i regnskab, økonomi og matematik. Juridiske grader er også ofte velegnede til denne karriere.
Industrier, der kræver kontraktadministratorer, er udbredt. Byggeri er et stort område for kontraktstyring og administration, og ansøgere kan have gavn af ingeniør- eller arkitektonisk uddannelse ud over en erhvervsgrad. Sport er en stor kontraktadministration division, hvor alle fra fødevareleverandører til spillere skal være under kontrakt. Enhver form for fremstillingsvirksomheder eller ingeniørfirmaer skal have en stabil hånd med kontrakter. Uddannelsesinstitutioner, som f.eks. Gymnasier og skoler, beskæftiger sig konstant med kontrakter af enhver art, ligesom enhver form for offentlig virksomhed. Personale inden for human resource beskæftiger sig også med kontraktadministration og ledelse regelmæssigt.
Færdigheder hver kontraktadministrator har brug for
Der kan være et juridisk team involveret i at skabe kontrakter, men administratorens job er at støtte alle niveauer i kontraktprocessen. Som følge heraf skal de have ekstraordinære skriftlige og mundtlige sprogfærdigheder. Kontrakternes virkelighed er, at selv et misplaceret komma kan dramatisk ændre betydningen af en linje, som kunne bringe alvorlig blowback med det. Det betyder, at deres forståelse færdigheder skal være øverste hak.
Administratorens tilsyn vil drage fordel af en omhyggelig opmærksomhed på detaljer - de er den slags person, der sandsynligvis bemærker en restaurantmenu's stavefejl. De bemærker også arbejdskvaliteten og kan let opdage uoverensstemmelser.
Kontraktadministratoren skal have både dokumenterede ledelsesmæssige færdigheder, men også være i stand til at være en solid holdspiller. Disse holdspil evner og ledelsestendenser vil tjene dem godt, når det kommer tid til at lave rapporter, forhandle mellem parter og afdelinger og fuldføre tilsynet med kontraktens gennemførelse.
Hvis disse er færdigheder, du besidder, og du elsker ideen om en udfordrende karriere i et voksende område, kan kontraktadministration være karrieren for dig.
Bureau of Labor Statistics indbefatter kontraktadministratorer under parlamentsmedlemmerne for administrationsadministratorer og fastslår, at medianindkomsten i disse administrative roller i 2017 var $ 94.020.
