Oprettelse af en fortegnelse over varerne på et kontor kan være vigtig i tilfælde af tyveri, brand eller naturkatastrofe. Uden en liste, skal du stole på din hukommelse for at tage højde for et kontorets indhold. En kopi af listen skal opbevares off-site og opdateres som kontormøbler og udstyr købes eller fjernes. Eventuelt kan du supplere en fortegneliste med tegninger eller fotografier, der viser placeringen af nøgleobjekter i hvert værelse.
Møbler og tilbehør
En liste over kontormøbler og værelsestilbehør omfatter skriveborde, stole, lamper, skraldespand, arkivskabe og endda vinduesbehandlinger. Dekorative genstande bør ikke overses, såsom billeder eller malerier, væghængende stykker, planter, dekorative figurer og spejle. Tjek hylder, der udgør et kontorbibliotek. Nogle referencebøger kan være relativt dyre, og deres værdi bør noteres.
Computersystemer
Hjertet af de fleste kontorer i dag er et eller flere computersystemer. Systemer er sammensat af hovedcomputeren (CPU), skærme, printere, scannere, højttalere, tastaturer, mus og alle tilhørende forbindelseskabler. Optag alle bærbare computere. Yderligere elementer omfatter uafbrudt batteri backup forsyninger og video-projektionssystemer. Et kontorfortegnelse, der også angiver købsprisen og købsdatoen for hvert emne, hvad enten det er møbler eller computere, gør det muligt at bruge listen til at bestemme omfanget af dækning, der er nødvendigt for at sikre kontorets indhold. Optagelse af købspris og dato er også nyttig ved udfyldelse af resultatopgørelsen, da computere og andet kontorudstyr kan afskrives over flere år, og deres købspris og dato er nødvendig i denne beregning. Inkluder også computersoftware på listen.
Kommunikationsudstyr
Kontorer bruger generelt elektronisk udstyr til kommunikation, ud over e-mail via en computer. Kontorfortegnelsen skal indeholde kopi- og faxmaskiner, telefoner, diktafoner og intercom. Bredbåndsmodemer og routere bruges til at forbinde computere og VoIP (Voice Over Internet Protocol) til kommunikationstjenester. At have en liste, der indeholder serienumre af alle elektroniske og computerenheder, vil være værdifuld i tilfælde af tyveri.
forsyninger
Kontor "forsyninger" betragtes som varer, der er opbrugt i løbet af forretningen, og skal periodisk genopfyldes. I denne kategori er der papir til kopimaskiner og -printere, notesbøger og notebookpapir, foretrukne puder, datobøger og kalendere, blæk og toner til printere og faxmaskiner, penne og blyanter, markører, papirclips, papirkurv, konvolutter og lignende. En tur gennem en kontorforretningsbutik eller et hurtigt kig på dit forsyningsskabe minder dig om eventuelle yderligere forsyningstyper. Softwareprogrammer er tilgængelige for at hjælpe med at styre og spore kontorbeholdning og kan give advarsler, når forsyningerne er lave og skal ombestilles.
