Når du driver en virksomhed, er det vigtigt at have en klar forståelse af virksomhedens balance. Forudbetalt forsikring, for eksempel, vil blive opført under Aktiver. Det repræsenterer de forsikringspræmier, der er betalt på forhånd. Da omkostningerne ved dækning er spredt over flere år, kan det skabe forvirring. Af denne grund bruger mange regnskabsførere regneark til at holde styr på disse tal og forhindre eventuelle fejl på balancen for forudbetalte udgifter.
Hvad er forudbetalt forsikring?
Nogle virksomheder vælger at betale forsikringspræmier på forhånd, som for det næste år. Virksomhedsejere vælger ofte denne mulighed, fordi den giver dem mulighed for at realisere besparelser. Det samme gælder for de fleste forudbetalte udgifter, såsom leje. Hvis du for eksempel betaler leje til dit kontor på forhånd, kan du modtage en rabat eller kvalificere dig for yderligere fradrag.
Hvor forsikringen er forudbetalt, registreres beløbet normalt på selskabets balance. I så fald opretter din revisor en forudbetalt lejepostbog, der omfatter:
- Forudbetalt lejekonto (som debitering)
- Kontant (som kredit)
Indledningsvis registreres den forudbetalte leje eller forsikring som et aktiv. Da det udløber, registreres det som en udgift.
Sådan fungerer Prepayment Accounting
Forudbetalt forsikring indregnes som et aktuelt aktiv, da det ikke vil blive forbrugt indtil en fremtidig periode. Hvis du har betalt flere år i forvejen, betragtes det som et langsigtet aktiv. Da dækningen "forbruges" hver måned eller hver regnskabsperiode, vil den gradvist blive flyttet til den forudbetalte udgiftstidning. Dybest set vil det ikke længere blive betragtet som et aktiv, men en udgift.
De fleste revisorer foretrækker ikke at registrere små udgifter på balancen for forudbetalte udgifter, da de er vanskelige at spore over tid. I stedet opkræver de resterende saldi, når de når et bestemt minimumsniveau eller ved udgangen af hver regnskabsperiode.
Optagelse på en balance
Da forudbetalte udgifter endnu ikke er afholdt, registreres de som aktiver. Din revisor vil oprette en justering for disse udgifter for at flytte dem fra afsnittet Aktiver til Udgifter. Forudbetalt forsikring og forudbetalt husleje henhører under denne kategori.
Du kan også betale for elektricitet eller kontorartikler på forhånd og registrere dem som aktiver. Når du bruger disse tjenester, skal du overføre dem til den forudbetalte udgiftsbalance. Din virksomheds årsregnskab vil ikke blive påvirket af den oprindelige tidsregistrering for forudbetalte udgifter.
Eksempel på forudbetalt forsikring
Wilsons Widgets beskæftiger 10 personer. Deres forsikringsselskab giver dem en rabat for forudbetaling af deres præmier. Betal tidligt, og prisen er $ 1000 / år. Dette sparer dem $ 300 pr. Medarbejder årligt, så Wilson betaler regningen på $ 10.000 hvert regnskabsår. I begyndelsen af året registrerer Wilson $ 10.000 som et aktuel aktiv. Hver måned flytter han $ 834, eller 1/12 af det samlede beløb, til den forudbetalte udgiftsjournalindtastning og fjerner det samme beløb fra den aktuelle aktivkolonne.
