Visse udgifter, såsom skatter og forsikringer, betales i faste beløb i en bestemt regnskabsperiode. Fordelene ved disse betalinger strækker sig forbi den enkelte regnskabsperiode, så det er ikke korrekt at opkræve fuld betaling til en udgiftskonto på det tidspunkt. Disse typer af betalinger håndteres ved hjælp af en forudbetalt udgiftskonto.
Tips
-
Forudbetalt forsikring repræsenterer dækning, du har købt på forhånd. Det betragtes som et aktiv for virksomheden og er opført som et aktuel aktiv på venstre side af balancen
Hvad er forudbetalt forsikring?
Når din virksomhed køber forsikring, betaler du præmien på forhånd for en bestemt dækningsperiode. For eksempel kan du betale et helt års præmieværdi den 1. januar til hele 2019, eller du kan betale en forsikringspræmie for halvårsperioden fra 1. januar til 30. juni. Som du bevæger dig gennem året og forbruge forsikringen, din forudbetaling bliver brugt op. Udtrykket "forudbetalt" betyder den del af forsikringspræmien, der ikke er opbrugt på balancedagen.
Forudbetalt forsikring og aktivkontoen
Forudbetalt forsikring betragtes som et aktiv, og er opført som en aktivkonto på venstre side af balancen. Udbetalingen af forsikringsudgiften svarer til penge i banken, og pengene vil blive trukket tilbage fra kontoen, da forsikringen er "brugt" hver måned eller hver regnskabsperiode. Forudbetalt forsikring betragtes normalt som et løbende aktiv, da det vil blive konverteret til kontanter eller anvendes inden for en forholdsvis kort periode. Andre forudbetalinger, som forudbetalt husleje, fungerer på samme måde.
Indtastning af udgiftsbetalinger
Hvis din virksomhedsforsikringspræmie forfalder i februar, og din regnskabsperiode er den samme som kalenderåret, med månedlige afslutninger af dine årsregnskaber, skal du oplyse præmiebetalingen, når du skriver checken. Hvis præmien var $ 1.200 pr. År, ville du for eksempel registrere checken for $ 1.200 som en kredit på kontokontoen i din journal, hvilket reducerer værdien af den pågældende konto. Så ville du indtaste en debit på $ 1.200 på den forudbetalte forsikringsaktivkonto, der øger værdien.
Regnskab for brug af forudbetalte udgifter
Hver måned skal du flytte den brugte del af forsikringsbetalingen til en omkostningskonto. I slutningen af måneden, før bøgerne er lukket for måneden, lav en dobbelt indgang til tidsskriftet. Hvis præmien var $ 1200 pr. År, ville du indtaste en kredit på $ 100 på den forudbetalte forsikringsaktivkonto, hvilket reducerer værdien. Derefter ville du indtaste en debet på forsikringsudgiftskontoen og øge værdien af udgifterne. Dette afspejler udnyttelsen af aktivet med en måneds forsikring, og det indgår korrekt i resultatopgørelsen.
Øvrige påløbne og udskudte omkostninger
Forsikring er ikke den eneste udgift, der skal opgøres over flere rapporteringsperioder. Eventuelle lønninger, der tjenes i en måned, men som betales i den kommende måned, skal opgøres på samme måde, så udgifterne regnes i den måned, hvor lønnen blev optjent. Ejendomsskat betales ofte hvert halve år og kræver samme behandling. En virksomhed kan samle en forudbetaling for salg på produkt, der ikke er leveret, og disse salg skal indregnes som udskudte indtægter.
