Faxer er nøgledokumenter i mange brancher, fordi de giver en juridisk faksimile af en underskrift. De tjener for eksempel som juridisk dokumentation i import / eksportindustrien, hvor partier ofte er placeret tusinder af miles fra hinanden. En negativ om faxer er, at de nemt kan gå tabt eller sendes til det forkerte sted, medmindre de giver specifikke anvisninger til modtagere. Det er her et faxdæksel kommer ind. Faxdækark kan variere fra håndskrevne instruktioner på et blankt stykke papir til professionelt designede formularer komplet med firmalogo, angivne mellemrum til navne, telefonnumre, bokse til grundlæggende detaljer og et sted at skrive instruktioner. Oprettelse af dit eget faxdæksel gratis er en simpel proces.
Gratis kilder til faxdæksark
Tjek din tekstbehandlingssoftware for at se om den har gratis skabeloner af faxdæksark, som kan findes ved at søge din computer til skabeloner. For eksempel leverer Microsoft Word skabeloner (se Ressourcer). Microsoft-skabeloner, når de åbnes, kan gemmes på din computer, hvis du bruger Microsoft Word.
Lav dit eget fax-coverark ved hjælp af dit tekstbehandlingsprogram og følg et grundlæggende format.
Skriv dit eget faxdæksel, hvis du ikke har en computer praktisk. Dette får jobbet gjort, men har ikke den professionelle appel af et digitalt designet coverark.
Format af et faxdæksel
Sæt ordet "Fax" eller "Fax Transmission Cover Sheet" i store bogstaver øverst på dit ark. Dette identificerer det som omslaget, adskilt fra det dokument, du sender.
Retfærdiggør efterladt følgende overskrifter i denne rækkefølge, hoppe over en linje mellem hver: "Dato:", "Fra:", "Afsenderens telefon:" og "Ret faxnummer:" Disse identificerer kilden til faxen, så det let kan ses hvis modtageren venter på det. De indeholder også de nødvendige kontaktoplysninger af afsenderen.
Spring over to eller tre linjer og fortsæt med disse overskrifter: "Til:", "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" Identifikation af modtageren sikrer, at faxen gør det til den rigtige destination. Hvis du læser modtagerens faxnummer, bliver det lettere at indtaste det korrekte nummer i faxmaskinen uden at føre noter sammen. Hvis modtageren har kontaktpersonens telefonnummer, tillader afsenderen at foretage et hurtigtopkald for at bekræfte, at faxen er modtaget, eller hvis den er beskadiget i transmission.
Spring et par linjer over, og tilføj en overskrift, der siger "Antal sider, herunder omslag:" Hvis det angives at antallet af sider indeholder omslaget, eliminerer forvirring.
Spring over to eller tre linjer og skriv overskriften "Emne:" Her kan afsenderen kort forklare det vedhæftede dokument.
Sæt overskriften "Noter:" under "Emne", så afsenderen kan skrive instruktioner som "Lever straks til fru Jones" eller "Ring til mig, når du får dette" eller "Kontroller dette, skriv og fax tilbage."
Tips
-
Klarhed er den vigtigste kvalitet af et faxdækselark. Fede overskrifterne, hvis du laver arket i et tekstbehandlingsprogram. Hvis du er ved at skrive arket, skal du udskrive klart og understrege overskrifterne.
