En projektleder holder jævnligt møder med interne projektmedlemmer for at diskutere hendes aktuelle projekter. Derudover kan en projektleder lette møder med projektets interessenter, direktion og kunder for at starte et projekt og holde løbende møder for at give opdateringer til sine projekter og besvare spørgsmål om tidslinjer og budgetter. Forberedelse til hvert projektmøde er nøglen til at gøre gavnlig brug af både din tid og mødernes deltagelse.
Inviter de relevante personer til projektmødet. Bestem de mål, du skal udføre på mødet baseret på inviterne. Hvis du mødes med projektteammedlemmer, kan du fastsætte mål for at opnå statusopdateringer, løse interne problemer og få holdmedlemmerne til at dele oplysninger med hinanden om projektet. Hvis du møder projektets interessenter, ledere og klienter, er dit mål at give generelle milepælopdateringer og besvare spørgsmål.
Opfordrer dagsorden emner fra inviterede flere dage før mødet. I stedet for at undvige en overraskelseskurve på mødet, spørg om spørgsmål og diskussionsemner fra dem, der er knyttet til projektet. Dette vil give dig tid til at forberede og invitere andre, der kan støtte dig på mødet. Forvent, hvilke inviterede vil høre og diskutere om projektet. Hvis du f.eks. Ved, at kunderne vil diskutere markedsføringsmaterialer, skal du få opdateringer fra din kommunikationsafdeling og invitere en repræsentant til mødet.
Opret en formel projektmøde dagsorden. Angiv mødeledetaljer, som f.eks. Mødenavn, dato, klokkeslæt, sted og telefonnummer til konferencen øverst på siden. Liste dagsorden emner som status af projekt milepæle; status for funktionelle forretningsområder som IT, marketing, juridiske og andre relevante afdelinger projektbudget næste skridt; og andre emner foreslået til dig af andre.
Send alle inviterede en elektronisk mødeinvitation og dagsorden. Medtag en projektplan eller statusrapport, der ledsager din diskussion om status og tidslinje. Send invitationen så tidligt som muligt og følg op med dagsorden og vedhæftede filer mindst en til to dage før mødet. Dette gør det muligt for dine inviterede at gennemgå dokumenterne og forberede dem på forhånd.
Check på møde logistik såsom konferencerum forbehold og værelse opsætning flere dage inden dit møde. Test dit telefonnummer til konferencen og webmøder, som det er relevant, for at sikre, at de arbejder og er nemme at få adgang til. Da deltagerne sandsynligvis arbejder på flere opgaver, ønsker du ikke at spilde nogen tid med defekte telefonnumre og weblinks.
