Det kan blive forvirrende at vide, hvilke dokumenter du skal have til rådighed, når du driver en lille virksomhed. Et af disse dokumenter, internt indtjeningsformular W-9 - Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering - indeholder vigtige detaljer, som du og interntjenesten kræver for virksomheder, uafhængige entreprenører og dem, du foretager nogen form for betaling til, herunder medarbejdere og leverandører i skatteåret.
W-9 Formål
IRS anbefaler, at du anmoder alle leverandører om at indsende et W-9, når du planlægger at udbetale dem til $ 600 eller mere, hvis de er enkeltpersoner eller uafhængige entreprenører, en ejendom eller en del af en indenlandsk tillid, partnerskabsvirksomheder, selskaber, en begrænset ansvarlige selskab, foreninger eller organisationer, der er oprettet i eller i henhold til lovene i USA Formålet med W-9 er at give dig juridisk navn og adresse på sælgeren og skatteyderens nøjagtige identifikationsnummer til regnskabsårets afslutning på formularen på blanketten 1099. Skatteoplysningerne på dokumentet kunne være i form af et arbejdsgiver-id, et hjemmehørende fremmed skattepligtig identifikationsnummer eller endda et socialt sikkerhedsnummer. Dokumentet skal være dateret og underskrevet af den pågældende person eller af en repræsentant for den juridiske enhed, hvis det er et selskab.
IRS Notice
Når du har sendt ud Form-1099-dokumenter, der angiver betalinger til leverandører og andre i løbet af året, baseret på de indsamlede W-9-oplysninger, sender IRS dig en meddelelse, hvis oplysningerne om 1099 ikke er enige med dets optegnelser. Du bliver nødt til at anmode om en anden W-9 fra de leverandører, hvis oplysninger er ukorrekte. IRS kræver, at du opbevarer W-9'er for alle, til hvem du har betalt mere end $ 600 i et skatteår som en del af standardoptagelsespraksis, normalt op til syv år. Gør det til en praksis at anmode om opdaterede W-9'er fra leverandører regelmæssigt for at sikre nøjagtighed eller i det mindste hver gang regeringen opdaterer eller ændrer formularen.
