En revision er en formel procedure, en revisionschef udfører for at se, hvordan et selskab fungerer og hvordan det kan forbedres. Forskellige typer af revisioner eksisterer, såsom ydeevne og finansiering, men de følger alle de samme grundlæggende procedurer. Proceduren er normalt opdelt i fire hovedafsnit, herunder indledende planlægning, feltarbejde, rapportering og opfølgning med lukning.
Komponere og sende et foreløbigt notifikationsbrev til klienten eller afdelingen, der revideres. Detalje, når revisionen vil finde sted, hvor længe du forventer at tage, revisionschefens opgave, hvis officer ikke er dig og en tjekliste over den type data, du vil søge efter og har brug for under revisionen.
Planlæg et møde med lederne af virksomheden eller afdelingen. Definer mål og omfang af revisionen med ledere og find ud af, hvilke ressourcer der er tilgængelige. Få dybdegående information om firma- eller afdelingsprocesser. Tillad lederne at udtrykke deres bekymringer om revisionen eller stille spørgsmål.
Gennemfør en grundlæggende undersøgelse af virksomheden eller afdelingen. Formålet med undersøgelsen er at supplere det, du har lært i ledermødet, og hjælpe dig bedre med at forstå virksomhedens mål, operationer og nuværende kontrolmekanismer, såsom godkendelsesprocedurer.En række forskellige data som firmahåndbogen og arbejdstagernes erklæringer kan være nyttige i denne fase.
Formulere en grundlæggende feltplan baseret på de informationer, der er opnået gennem mødet og undersøgelsen. Feltplanen beskriver, hvordan du får resten af de data, du vil bruge. Det kan variere baseret på elementer som styrken af virksomhedens kontrol.
Tal med medarbejderne om at indsamle dokumenter - disse varierer afhængigt af den specifikke revisions type du gennemfører - og får deres opfattelse af, hvad der sker i virksomheden. Spørg, hvad de mener, firmaet klarer sig godt og hvad der kan forbedres og hvorfor.
Gennemgå de dokumenter, du har indsamlet fra medarbejderne. Kontroller indtastningsfejl eller modstridende oplysninger. Check tilbage med medarbejderne for at se, om de har en tilstrækkelig forklaring på fejlene eller konflikterne.
Kontroller, at dokumentationen og procedurerne er i overensstemmelse med virksomhedspolitik og andre lokale, statslige eller føderale bestemmelser.
Test de kontroller, som firmaet eller afdelingen har. Testning betyder blot, at du kigger på dokumentationen for bestemte transaktioner - normalt et sted i nærheden af 24 til 36 - nærmere. Jo flere fejl eller uoverensstemmelser du finder i dokumentationen og interviews, desto vigtigere er dette. Hvis dokumentation oprindeligt viser at kontrollerne fungerer godt, behøver du muligvis ikke gøre meget i dette trin. Revisioner, der ikke tester kontrol, siges at følge en substantiv tilgang.
Formuler nogle indledende udtalelser om virksomheden eller afdelingen og hvordan den fungerer eller kan forbedre. Giv feedback til virksomhedens eller afdelingens ledere og bede dem om et skriftligt svar på dine anbefalinger og de første resultater. Svaret skal forklare, hvordan lederne har til hensigt at løse de problemer, du har isoleret.
Lav et groft udkast til din revisionsrapport. Rapporten skal indeholde baggrundsoplysninger og redegøre for omfanget af revisionen. Det skal også vise, hvad du fandt, og hvad dine anbefalinger var baseret på disse resultater, samt kopier af eller uddrag fra lederens svar.
Mød med ledere endnu en gang og diskuter din grove rapport. Giv dem kopier og besvar eventuelle spørgsmål, som ledere måtte have. Pointen for dette møde er at sikre lederne at forstå alt, hvad du har gjort, og hvad de skal gøre for at forbedre.
Tweak og rediger din rapport for at lave et endeligt udkast. Det endelige udkast skal indeholde resultaterne af revisionsrevisionsmødet. Distribuere det endelige udkast til lederne.
Opfølg med instituttet eller virksomheden inden for seks til 12 måneder for at finde ud af, om virksomheden eller afdelingen har foretaget ændringer for at løse de problemer, der blev identificeret under revisionen.
Skriv et formelt brev til lederne, der angiver, hvad du lærte under opfølgningen og eventuelt yderligere arbejde. Hvis virksomheden eller afdelingen har opfyldt forventningerne, skal du angive dette i brevet og angive, at du har opfyldt revisionsmålene, som du lukker revisionen.
Tips
-
Vær forberedt på en vis spænding under revisionsprocessen. Folk er ofte nervøse for fejl, du måtte finde, selvom fejlene er uskyldige, fordi for mange fejl kan betyde, at deres job er på linie. Forsikre dem om, at det er dit job, at bare undersøge, ikke at give nogen belønninger eller straffe. Forklar altid den nøjagtige grund til, at du anmoder om specifikke data, så arbejderne forstår din begrundelse.
