Efter at have fremsat en anmodning om forslag, skal du sammenligne alle de forslag, du modtager, baseret på en omhyggelig evaluering af hver. En kompliceret virksomhed, denne proces kan gøres mere kompleks, hvis der er flere involverede i beslutningen. En matrix kan hjælpe dig med at evaluere forslagene fra din RFP.
Saml alle forslagene. Fjern konsulenternes navne og firmanavn, uanset hvor de vises. I stedet nummer hvert forslag. Dette vil give en nyttig stenografi for at referere til hvert forslag og eliminere eventuelle bias relateret til en bestemt konsulent. Placer disse tal som etiketter i matrixens kolonner langs toppen.
Bestem kriterier for vurdering af forslagene. RFP havde sandsynligvis opført adskillige elementer, som konsulenter måtte medtage i deres forslag, fx budget- og tidslinje. Angiv disse kriterier i matrixens rækker, ned til venstre. Medtag alle kriterier i RFP uden udelukkelse Ellers kan du forvirre resultaterne af evalueringen.
Inkluder yderligere kriterier, der er nyttige at overveje, men ikke var i RFP. For eksempel kan forslagets kvalitet i form af skrift og layout angive konsulentens overordnede skriveevne. Et andet muligt kriterium kan være den type feedback, der modtages fra referencer. Pas på ikke at tilføje kriterier relateret til indholdet. Konsulenten ville ikke kende dette kriterium ved at skrive forslaget, så du kan ikke dømme hende ved det. Dine yderligere kriterier skal vedrøre kapaciteten og evnen hos konsulenten til at fuldføre arbejdet.
Vurder, hvor passende hvert forslag omhandler hvert kriterium. En skala fra 1 til 5 er ofte nyttig til at give en rangordning, når flere anmeldere vurderer forslag. Mens en korrekturlæser 2 kan være en anden korrekturlæser 3, vil denne ranking proces hjælpe med at fremhæve de bedste forslag. Når kun et par kandidater forbliver, kan du indlede samtalen med dine jævnaldrende om, hvad der skal ansættes.
