Nogle væsentlige træk adskiller en god kontoadministrator fra resten. Uanset om de repræsenterer fremstillingsvirksomheder, der leverer kemikalier til forskellige industrier eller håndterer tøjkonti, skal kontoadministratorer kunne løse problemer og kommunikere effektivt med kunderne for at give dem passende produkter og i færd med at nå salgsmål.
Evne til at danne relationer
At opbygge et tillidsforhold mellem kontoadministratoren og nøglepersoner inden for den konto, han håndterer, er afgørende for en succesfuld kontoadministrator. Forhold tager tid, og køberen skal opleve, at kontoadministrator har sine bedste interesser i tankerne. Ifølge ChangingMinds.org skal sælgeren overbevise kunden om, at hun vil beskytte ham mod skade og være pålidelig og fortælle sandheden. At dyrke et stærkt forhold betaler sig i gentagen forretning og en kortere "tæt" til salget. Den godewill, der genereres af stærke positive relationer, går langt i retning af at åbne døre for fremtidige salgsmuligheder.
Evne til at stille de rigtige spørgsmål
Problemløsning er et andet vigtigt træk ved en god kontoadministrator. For at fremkalde information, der gør det muligt for lederen at identificere behov og finde de bedste løsninger, skal han være i stand til at formulere de rigtige spørgsmål og lytte til svarene. Åbnede spørgsmål giver kunden mulighed for at udvide emnet og afsløre problemer, der vedrører ham. Kontochefen kan stille spørgsmål som "Hvilke slags udfordringer står du over for?", "Hvad er din vigtigste prioritet?" og "Hvad vil du gerne se forbedret?" at få indsigt i kundens behov.
Evne til at lytte, analysere og overtale
At stille de rigtige spørgsmål er kun det første skridt i løsningen af problemer. Når kunden afslører hendes bekymringer, skal kontoadministratoren kunne lytte til svaret og komme med en løsning. Kontoforvalteren kan give merværdi ved at konsultere kunden for at rette det rigtige produkt eller en tjeneste som en løsning. For eksempel kan en printer finde ud af, at visse kemikalier slører det færdige udskrevne stykke. Kontoadministratoren kan anbefale et produkt med en anden formulering. Denne problemløsende tilgang kan undgå en strøm af indvendinger, der kan komme med mere traditionelle "hard-selling" -tilgange. Kontobestyreren ses som en partner, som kan levere løsninger på kundeproblemer, og kan så bruge overbevisende færdigheder til at lukke salget ved at anmode om en forpligtelse.
Evne til at organisere
En god kontoadministrator skal organiseres for at holde styr på konti og tilbyde fokuserede produktpræsentationer og demonstrationer. Salgsprocessen kan til tider tage tid, indtil aftalen er lukket, og en kontoadministrator skal bruge organisatoriske færdigheder til at oprette aftaler. Det kan betyde at oprette en demonstration og give trykt information i form af brochurer, videoer eller præsentationsmapper, så kunden kan træffe en købsbeslutning. En kontoadministrator i trykkeriindustrien vil f.eks. Bede printeren om at rydde sin presse af andre kemikalier for at oprette en produktdemonstration. Han ville bruge denne mulighed for at beskrive egenskaber og fordele ved trykkemikalierne.
