Interne kontrolprocedurer anvendes til at forhindre svig og er afgørende for enhver veluddannet organisation. Sådanne systemer adskiller arbejdsopgaver mellem medarbejdere i en organisation. Det er vigtigt at have manualer til håndtering af intern kontrol. Medarbejdere anvender dem som referencer, når procedurer eller opgaver er relevante. Oplysningerne i interne kontrolprocedures manualer varierer fra virksomhed til virksomhed, men proceduren for at skrive en er den samme.
Skriv et overblik og indholdsfortegnelse. Oversigten beskriver kortfattet finanspolitisk ansvar, som omfatter begreber og komponenter i intern kontrol. Indholdsfortegnelsen begynder med opsplitning af pligter. Det indhold, der typisk følger, er: Anmeldelser, afstemninger, godkendelser, aktiver, udbetalinger, menneskelige ressourcer, indkøb og kontakter.
Udfyld afsnittet Segregation af pligter. Oversigt detaljer vedrørende adskillelse af pligter for ting som medarbejdere modtager og udstationering af betalinger, i modsætning til indbetalinger. En anden vigtig adskillelse er, at hvis en medarbejder er betalingsmodtager, udfører en anden medarbejder checken.
Bestem procedurer for de næste to sektioner, Anmeldelser og afstemninger. Anmeldelser er procedurer, der er oprettet for rutinemæssigt at udføre budgetundersøgelser, spot-check-transaktioner og undersøge usædvanlig aktivitet. Afstemmingsafsnittet indeholder procedurer som sammenligning af datasæt for at sikre nøjagtighed, se på forskelle og træffe foranstaltninger. Dette omfatter også specifikt, at en medarbejder, der indtaster transaktioner, ikke afstemmer noget af bankkontiene.
Udfyld sektionerne Godkendelser, Aktiver og Fordelinger. I godkendelsesdelen angives hvilke medarbejdere der har beføjelse til at godkende transaktioner. Myndigheden gives kun til ansvarlige medarbejdere med detaljeret viden om virksomheden. Afsnittet Aktiver indeholder alle typer af aktiver i organisationen. Under hver aktivkategori beskrives specifikke procedurer, der beskriver hvordan aktiver håndteres og overvåges. Distributionsafsnittet beskriver virksomhedens politikker og procedurer for distribution af penge, herunder lønningskontrol.
Udfyld håndbogen ved at afslutte de sidste tre sektioner: Human Resources, Purchasing and Contacts. HR-sektionen beskriver instruktioner for HR-medarbejdere om, hvordan medarbejderoplysninger håndteres. Indkøbsafsnittet forklarer virksomhedens indkøbsprocedurer. Endelig viser Kontakter sektionen personer i virksomheden, som medarbejderne kan kontakte, når der opstår spørgsmål eller problemer.
