Enhver, der har arbejdet for et firma, er bekendt med politikker og procedurer manualer og deres briefer, mere koncise fætre, medarbejderhåndbøger. Politikker og procedurer manualer tjener to formål - at opfylde lovmæssige krav som ansættelses- og miljøspørgsmål, og at formulere en virksomheds mission og vision gennem gennemtænkt detaljerede retningslinjer. En politik beskriver, hvad et firma ønsker, at medarbejderne skal gøre for at opnå organisatoriske mål, og procedurer beskriver detaljeret, hvordan man kan nå disse politikker. Ideelt set vil et selskab følge en simpel formel: Etablere mission- og visionserklæringer, udvikle strategiske mål, skabe støttepolitikker og producere taktiske procedurer til gennemførelse af politikkerne.
Elementer du skal bruge
-
Gældende love
-
Kollektivforhandlinger, hvis nogen
Udvikle en proces og struktur og træk sammen et hold (hvis du ikke er projektets eneste rørledning). Beslut om ansvarsområder for medarbejdere, herunder forskning, skrivning, juridiske spørgsmål, godkendelsesmekanismer og produktionsmetoder. Selv om de fleste virksomheder leverer medarbejderlitteratur i elektronisk format, skal du også udskrive papirkopier. Bestem teamledere og kontakter for hvert trin i processen. Gennemfør et organisationsmøde for at bestemme, hvordan håndbogen fysisk vil flyde - kapitel for kapitel og trin for trin.
Adress de juridiske aspekter af manualen. Inkluder passager, der behandler lige muligheder, seksuel chikane, diskrimination og narkotikaprøve. Sørg for, at ingen ordlyd i håndbogen overtræder gældende love eller strider imod en arbejdsaftale. Opret en juridisk kontaktperson for at gennemgå og godkende manualen for juridiske problemer. Uagtsomhed og mangler er de mest almindelige juridiske bekymringer for virksomheder, og politikker og procedurer manualer er juridisk bindende for virksomheder. De fleste overtrædelser fra virksomheder er utilsigtede, men hvis manualer er dårligt formulerede, ignoreres eller ikke klart forklarer konsekvenserne af medarbejdernes handlinger, kan der opstå juridiske problemer.
Medtag virksomhedens mission- og visionserklæringer og dens historie. Forklar, hvordan politikkerne og procedurerne tjener til at understøtte og styrke de skitserede værdier.
Skriv om fordele. Inkluder mandatfordel som f.eks. Social sikring, arbejdsløshedsunderstøttelse, arbejdstagerens kompensation, militære overvejelser (f.eks. Reserveafgift) og familieorlov. Skitsere også ikke-mandatmæssige ydelser som ferier, overarbejde, comp tid, forsikring, optjening og pensionsplaner (inklusiv 401k bestemmelser) og sabbaticals og fravær.
Udvikle og vedligeholde en positiv skrive tone. Etablere parametre, inden for hvilke medarbejdere med succes kan nå deres mål. Undgå, når det er muligt, velgørende sprog. Konsekvent at fortælle medarbejderne, hvad de ikke kan eller ikke bør gøre, skaber spændinger, især når de gør og ikke forbyder let genkendelig dårlig opførsel.
Opret et udkast og gennemgå, korrekturlæs og rediger-derefter gennemgå, korrekturlæse og redigere igen.
Send udkastet gennem godkendelsesprocessen. Få et par medarbejdere, der ikke er medlemmer af teamet, til at læse manualen for deres input.
Lav ændringer i manualen efter godkendelsesprocessen, og få den endelige godkendelse, hvis det er nødvendigt. Forbered håndbogen til produktion. Vælg grafik eller fotos og formater manualen.
Fremstil manualen, både i hard copy og elektronisk. Sørg for at du har identificeret en "gatekeeper" til fremtidige ændringer.
Tips
-
En medarbejderhåndbog bør være en kort introduktion til din virksomhed med en velkomstorienteret information og korte diskussioner om regler, forventninger og fordele. Det vil nok være det første, som medarbejderne læser (før retningslinjerne og procedurhåndbogen) og bør ikke efterligne manualen i tone eller detalje.
Advarsel
Hvis din virksomheds medarbejdere er repræsenteret ved en union, vil den kollektive overenskomst på plads ofte fungere som grundlag for de fleste politikker og procedurer. Pas på, at du ikke modsætter dig unionsaftaler med politikker og procedurer.
