En efterfølgende rapport (AAR) er et godt værktøj til at vurdere teamprojekter, når de er afsluttet. Denne type rapport kan være meget kort eller ret lang, afhængigt af omfanget og tidsrammen for det projekt, der analyseres, men uanset længden tjener rapporten altid det samme formål: evaluering og forbedring.
Hvad er en AAR?
Det er simpelthen en måde at reflektere over et projekt efter færdiggørelsen. At dele resultaterne af dit projekt, både positivt og negativt, kan hjælpe fremtidige hold til at opfylde deres egne projekter og undgå de faldgruber, du har oplevet undervejs. Målet er at maksimere læringen fra dit arbejde, så du ikke gør de samme fejl to gange. Hvert holdmedlem skal bidrage til AAR; hver stemme tæller.
Hvad skal der medtages i en AAR
Ideelt set arbejder en gruppe på en AAR som et hold. Når et projekt er gennemført, skal holdet samles så hurtigt som muligt for at gå over, hvad der gik rigtigt, hvad der gik galt og hvad der kunne forbedres. Her er nogle af de spørgsmål, der skal stilles og besvares for en AAR:
- Hvad skulle der opnås ved dette projekt?
- Hvad blev der faktisk opnået?
- Hvorfor er der forskelle?
- Hvilke aspekter af projektet arbejder?
- Hvad fungerede og hvorfor?
- Hvad ville du ændre, hvis du fik en chance?
De tre første spørgsmål fastslår, hvad der faktisk skete under projektets gennemførelse og sikrer, at alle holdmedlemmer er enige. De sidste tre spørgsmål giver holdet mulighed for at reflektere over projektets værdi og beslutte, hvad der skal forbedres.
Eksempel på en AAR
Lad os forestille os, at et tre-medlemshold på et humant samfund fik til opgave at starte et ugentligt nyhedsbrev. De tog tre måneder for at finde en platform, udvikle indholdsideer og skrive de to første nyhedsbreve. Nu har de samlet sig for at vurdere projektet og skrive en AAR for deres leder. Dette vil hjælpe holdet til at vurdere, om der skal foretages ændringer i fremtiden. Det vil også give lederen en ide om projektets status og succes hidtil.
Sammendrag af projektet:
Vi havde til opgave at udvikle og lancere et ugentligt e-mail-nyhedsbrev til det humane samfund. Efter at have undersøgt forskellige indholdsoprettelser og platforme for e-mail-nyhedsbreve valgte vi X, fordi det var billigt endnu tilpasset vores behov. Vores første e-mail liste består af 5.000 navne, vi samlede på fællesskabshændelsen i sommer.
Vi har lavet en liste over tre emner, vi planlægger at dække hver uge i vores nyhedsbrev: Kæledyr til godkendelse, pleje af dine kæledyr og kæledyrslys. Under hvert emne vil vi have en kort historie og fotos. Fordi det primære formål med nyhedsbrevet er at øge adoptionshastigheden, har vi skræddersyet vores emner til dette behov.
Vi har skrevet to komplette nyhedsbreve og sendt dem til de 5.000 abonnenter på vores email liste. I sidste uge er adoptioner steget med 5 procent som et direkte resultat.
Områder med forbedring
- Vi er nødt til at opgive et andet holdmedlem med kopi redigering af hvert nyhedsbrev, fordi fejl blev savnet.
- Vi ønsker at forbedre billedkvaliteten og planlægge at inkludere et kamera i vores budget.
- Vi planlægger at oprette en officiel undersøgelse for adoptere for at kontrollere, om nyhedsbrevet er årsagen til øgede adoptioner. Vi baserede vores vurdering alene på mund til mund.
Som du kan se, er denne AAR ret kort, men det skitserer, hvad der er opnået, såvel som specifikke områder til forbedring. Denne AAR ville blive givet til manager for fremtidig reference og gennemgang.
