Dokumentation er en del af det daglige liv i verden af personlig, finansiel og generel dataindsamling, og derfor er det kun korrekt, at der foretages periodiske revisioner af metoderne til håndtering af dokumenter. Revisionen viser hvilke foranstaltninger der gennemføres, metoder, der skal ændres, og måder at foretage sådanne ændringer på.
Indkøbsprocedure
En organisation bør regelmæssigt kontrollere, om proceduren for indkøb af dokumenter overholdes. Revisionen kan vise, om organisationen i øjeblikket har en metode til styring af dokumentation, om nødvendige dokumenter er godkendt af autoriseret personale, og hvor effektive dokumentændringer håndteres. Denne del af revisionen kan også vise, hvor tilgængelige dokumenter er.
Dokumentlager
Dokumenter kan lagres som papirkopier eller computerbaserede filer. Revisionen kan vise om lagringssystemer er oprettet efter organisationens behov. Revisionen skal også vise, hvor længe både papirkopier og edb-dokumenter gemmes. Revisionen skal afgøre, om dokumenter holdes i god stand og beskyttet mod skade, forringelse eller tab.
Beskrivelse af dokumenter
Revisionen skal verificere, hvordan dokumenter beskrives i en organisations arkiveringssystem. Dokumentation kan angives med navn, nummer eller i beskrivende form. Et dokument kan have en kort, relevant beskrivelse, der gør det lettere at finde. Revisionen skal vise, om dokumenter indgives systematisk efter versionsnummer og revisionsdato.
