Mens medarbejderen kan være ivrig efter at få hans lønseddel udskiftet hurtigt, skal lønningsafdelingen balancere medarbejderens angst med virksomhedens behov for at sikre, at reissuance håndteres ordentligt. Du skal være empatisk for medarbejderen samtidig med at du sikrer, at den oprindelige check ikke allerede er blevet indbetalt.
Se nærmere på detaljerne om den tabte check i dit lønningssystem. Ud over betalingsmodtagerens navn skal du kende dato, nummer og beløb for checken.
Kontakt din bank for at kontrollere, at checken ikke er blevet indbetalt.
Anmod om, at din bank udsteder en stopbetaling på checken. Forespørgselsanmodninger bliver normalt ikke gældende indtil 24 timer efter, at de er placeret, men reglerne kan variere af pengeinstitut. Derfor er det en god politik at vente mindst 24 timer før udskiftningen af checken for at sikre, at stopbetalingen er vellykket.
Vent 24 timer, og kontroller, at stopbetalingen var vellykket. Hvis det lykkedes, fortsæt til næste trin.
Udsted en udskiftningskontrol til medarbejderen. Du skal gennemføre denne proces gennem dit lønningssystem, så udskiftningskontrollen registreres og inkluderes på medarbejderens Form W-2. Udskiftningskontrollen skal have samme indtjening, skat, fradrag og nettoløn som den oprindelige kontrol. Hvis du ikke kan oprette erstatningskontrollen direkte i dit lønsystem, skal du sørge for at indtaste tjekdetaljerne i systemet.
Få de nødvendige underskrifter på udskiftningskontrollen. Sørg for at medtage dokumentation for den person, der underskriver checken for at gennemgå.
Annuller den oprindelige check i dit lønsystem. Dette trin er afgørende for at sikre, at lønninger og skatter ikke er dobbeltregnet i medarbejderens Form W-2, Årlig Løn- og Skatteerklæring, og at fjerne tjekket fra din udestående tjekliste.
Lever erstatningskontrollen til medarbejderen.
Tips
-
Kræv medarbejderen om at underskrive et affidavit med angivelse af, at hendes lønseddel går tabt og accepterer, at hvis hun finder checken, vil hun ikke forsøge at betale det. Hvis du har mulighed for at tilbyde direkte indbetalings- eller lønkortskort til dine medarbejdere, opmuntre deres deltagelse som en måde at reducere antallet af problemer med bortkørsler, du skal håndtere. Kontakt din bank for at bestemme deres politik for stopbetalinger. Hvis stopbetalingen ikke lykkedes, skal du meddele medarbejderen og anmode om en kopi af annulleret checken for at afgøre, hvem der har indbetalt det. Hvad du gør næste vil afhænge af fakta og omstændigheder omkring, hvordan tjekket blev indbetalt.
Advarsel
Nogle check betalingstjenester vil kontanter en check, der har en stop betaling placeret på den. Afhængigt af statsloven kan du stadig være ansvarlig for betaling på den pågældende check til check-indbetalingsservice.
