Kontorprocedurer er vigtige, hvis du ønsker at køre tingene jævnt i et professionelt miljø, uanset om det er et advokatfirma, en læge eller et offentligt organ. Det er vigtigt at have en skriftlig procedure synlig Hvert kontor skal have et skriftligt sæt procedurer udviklet af vejleder og kontorchef synlig på front office.
Hvilke Office Procedurer Skal Stipulate
Kontortid bør være det første, der nævnes, og alle medarbejdere skal være på arbejde i tide og klar til dagen. Hvis en kunde kommer til kontoret og ingen er der, er der sandsynligvis en negativ opfattelse af virksomheden og kan aldrig vende tilbage. Kontoret skal også være pænt, rent og godt forsynet. Sørg for, at der er mulighed for at indtaste en indtastningsroster og -pennene, så kunderne kan logge ind og om muligt lave kaffe og vand. Første indtryk er alt i en succesfuld forretning. Derudover skal enhver kunde behandles med respekt og professionalisme, uanset om de er på kontoret eller på telefon. Hvis et opkald kommer ind for en vejleder, skal medarbejderen få al informationen, inden de forbinder dem med den, der ringer op, herunder navn, arten af opkaldet og telefonnummeret, hvis forbindelsen går tabt. Hvis opkaldet er til en aftale, skal de finde ud af beskaffenheden af besøget og lade dem vide, hvad der er tilgængeligt, så sørg for at få et telefonnummer i tilfælde af aflysning. De bør altid gentage, hvad der er sagt, så der er ingen forvirring.
Organisation
Organiser og vedligehold en arbejdsstation for maksimal produktivitet, sørg for, at der er papir i kopimaskinen, computere er i gang, mail distribueres og meddelelser leveres. Hvis dit job indebærer at oprette rejsearrangementer, skal du sørge for at vide, hvor din vejledende ønsker at blive og optage flyvetider og udlejningsoplysninger og finde ud af vejret i rejsemålet. Kontroller altid med din vejleder, før du bestiller rejseplaner. Når alle reservationer er færdige, skal du udskrive to rejseplaner - en til dig og en til din vejleder - og sørg for at indtaste rejsedatoer i kalenderen.
I slutningen af dagen skal du gå over aftaler med din vejleder og gøre hende opmærksom på hendes planlagte aftaler for den næste dag. Indstil telefonsvareren til telefonsvareren eller til efterfølgende telefonsvarer. Sluk alt udstyr, kopier maskiner, printere og computere, og tøm kaffekarafen og sluk kaffemaskinen. Endelig skal du sørge for at alle døre er låst, før du indstiller alarmen.
