Data skal altid være let tilgængelige, så medarbejderne kan arbejde på data når som helst og hvor som helst. Internettet har været et nyttigt værktøj til at øge datatilgængeligheden. At have data tilgængelige online for at få adgang - når en medarbejder rejser, for eksempel - er en teknik, der bruges til at håndtere store mængder data.
Indtastning af data
En del af datahåndteringsteknikker forekommer, før dataene selv indgår i databasen. Dataene skal være korrekte ved første indtastning, hvilket betyder, at den person, der oprindeligt korrigerede dataene, skal registrere dataene korrekt. Når en kunde rapporterer en adresseændring via telefonen, skal kundeservicemedarbejderen f.eks. Høre kunden korrekt, så adressen er korrekt indtastet i databasen. En teknik til at undgå fejl er at gentage informationen tilbage til kunden.
Data backup
Data, der går tabt, kan have en negativ indvirkning på virksomheden ved at koste selskabets tid, da det forsøger at erstatte tabte data, ifølge IBM. Virksomheder er ofte afhængige af backup metoder, der lagrer vigtige oplysninger, så disse oplysninger kan hentes i tilfælde af at disse oplysninger går tabt.
Datarensning
Dataudrensning er en handling til at fastsætte ukorrekte data, konsolidere data og slette irrelevante data. Dataudrensning bruger både automatiserede softwareprogrammer og manuel input fra en databaseadministrator. Mens dataudrensning fjerner fejl og kan øge virksomhedens produktivitet og lagerplads, kan dataudrensningsprocessen være dyrt og tidskrævende.
Udskiftningsdata
Data er undertiden sikkerhedskopieret af software som tidligere nævnt. Når et stykke data ændres uanset årsagen, og dataene holder op med at fungere korrekt, kan dataene erstattes af de backup data, der fungerede tidligere. Derefter kan programmørerne bestemme hvilke ændringer der ødelagde dataene og bestemme, hvordan disse data kan opdateres bedre i fremtiden.
Indtastning af kundedata
Virksomheder kan oprette websteder, der giver kunderne mulighed for at indtaste data direkte. Denne direkte dataindtastning sparer selskabets penge ved ikke at kræve, at de ansatte en medarbejder for at udfylde de nødvendige blanketter. Kunderne kan også rette dataene selv, hvis der er en fejltagelse. Ikke alle kunder er dog teknisk nok til at vide, hvordan man får adgang til online databaser via internettet.
Dobbeltkontrol
Data, der er meget afgørende, bør altid kontrolleres af to par øjne. Når en medarbejder redigerer data, skal disse data redigeres ved hjælp af en anden farve for at angive, at ændringen er foretaget. Derefter kan en anden medarbejder se på data redigering for at sikre, at der ikke blev foretaget fejl.
Data Management Consultants
Mange konsulentfirmaer specialiserer sig i datakvalitetsstyring. Disse virksomheder undersøger, hvordan en virksomhed udfører datahåndteringsprocesser og giver anbefalinger om, hvordan disse processer kan forbedres.
