Videokonferencer refererer til enhver levende videokommunikation mellem to eller flere parter på to eller flere separate steder. Disse videoforbindelser omfatter generelt også levende lyd og tekst. Videokonferencer kan køre det spektrum af teknologisk kompleksitet fra statiske billeder ledsaget af tekst til højkvalitets video og lyd. De enkleste versioner kan kun forbinde to steder, men de mere sofistikerede versioner kan give overførsel mellem tre eller flere steder på én gang.
Formål
Hovedformålet med videokonferencer er at muliggøre kontakt mellem ansigt til ansigt mellem to eller flere personer på forskellige steder. Det er et populært alternativ til telefonkonferencer til virksomheder og giver individuelle brugere et billigt kommunikationsmiddel med fjerntliggende venner og familie. Microsoft har lavet sin egen videokonference-software, NetMeeting, tilgængelig til gratis download og som en del af forskellige Windows-operativsystemer. Nogle indikationer tyder på, at videokonferencer en dag kan formode mere traditionelle former for fjernkommunikation.
Omkostningsfordele
Den primære omkostningsfordel for virksomheder, der ydes ved brug af videokonferencer, er reduktionen af medarbejdernes rejseomkostninger. Personlige møder mellem medarbejdere fra flere steder kan ofte kræve en stor rejse fra en eller flere involverede medarbejdere. Deres rejseudgifter, samt omkostningerne ved plads og bestyrelse, når det er nødvendigt, opkræves hos deres arbejdsgiver. Videokonferencer muliggør møder fra ansigt til ansigt uden at det er nødvendigt at rejse.
Fortjenesteydelser
Videokonferencer giver også mulighed for øget fortjeneste for virksomhederne også. Virksomheder, der beskæftiger sig stærkt med kundeservice, vil undertiden tilbyde videokonferencer som et valgfrit alternativ til en grundlæggende kundesupport. Dette gør det muligt for kundeservicemedarbejdere at kommunikere visuelt med kunderne og tilføje ikke-verbale elementer til dialogen, som kan bidrage til at skabe større forståelse for kundenes fortrolighed og komfort. I nogle tilfælde giver det også kunderne mulighed for at demonstrere i stedet for at forklare karakteren af deres problem.
Andre fordele
Der er flere andre fordele ved videokonferencer. Videokonferencer kan lette møder og endog langsigtet gruppearbejde mellem eksterne medarbejdere eller virksomheder, der ellers ville have været for fjernt til at gøre regelmæssig rejse omkostningseffektiv. Det giver også brugere mulighed for at dele filer, programmer og andre data, der er nødvendige for, uanset hvilken gruppeprojekt der arbejdes på. Den ansigt til ansigtskommunikation hjælper forretningskontakter og medarbejdere til at skabe en følelse af fællesskab, selv mellem parter, der måske aldrig fysisk mødes.
