En virksomhed fortsætter med at eksistere på grund af sine kunder. For at fortsætte med at sælge til sine kunder skal virksomheden sikre, at kundernes optegnelser opretholdes og opdateres. De grundlæggende oplysninger, der skal opdateres, omfatter kundens navn, adresse, telefonnummer, faxnummer og e-mail-adresse. Kundeoplysninger kan opdateres via en formular online eller via telefon.
Gennemgå kundefakturaen. Ofte er der mulighed for at kunden skriver i den nye kontooplysninger. Hvis kunden har skrevet nye oplysninger på fakturaen, skal du gå ind i computersystemet og opdatere oplysningerne i overensstemmelse hermed. Dobbeltkrydse for at sikre, at de nye oplysninger er indtastet korrekt. Kontakt kunden for at rådgive ham om, at hans konto er blevet opdateret.
Bed kunden om at bekræfte hendes kontooplysninger. Under et kundesamtal spørg kunden: "Må jeg have din nuværende adresse, telefonnummer og e-mail-adresse?" Nogle virksomheder, såsom realkreditinstitutter, beder kunden om at bekræfte adressen for at sikre, at virksomheden har den korrekte post. Gentag informationen tilbage til kunden for at kontrollere, at den blev indtastet korrekt.
Tillad datasystemerne at opdatere kundeoplysningerne. Virksomheder, der har hjemmesider, giver kunderne mulighed for at opdatere deres egne kontooplysninger online. De opdaterede oplysninger transmitteres automatisk via computersystemet. Sørg for at sende kunden en oversigt over denne transaktion via e-mail eller almindelig mail. Dette vil minde kunden om, at der blev foretaget ændringer på kontoen.
Tips
-
Hvis opdateringer af kundeoplysninger ikke tilbydes med jævne mellemrum, skal du kontakte kunden specifikt til kontoopdateringer.
Advarsel
Skelne mellem postadresser og forsendelsesadresser. Større firmaer bestiller ofte et produkt eller en tjeneste for forskellige steder. Kontroller, hvor en vare bliver afsendt versus hvor fakturaen vil blive sendt.
