Et resumé kan ledsage enhver form for rapport - det er simpelthen en konsolidering af de vigtige detaljer, hvis dit publikum ikke ønsker at læse hele rapporten selv. Forskellene er i de finere detaljer. Du skal finjustere standardformatet for at imødekomme dit emne og dit publikum. Hvis dit publikum er militæret, advarer Strategic Marketing Group, at Navy alene producerer mere end 500 millioner sider med dokumentation om året. Dette skal være din største bekymring, fordi personale måske ikke har meget tid til at bruge på dine sider.
Organisering af dine oplysninger
Din første udfordring er at organisere oplysningerne i din rapport, så du kan indarbejde de vigtigste dele i et meget kortere dokument - dit resumé. Gå over den fulde rapport og udfyld de oplysninger, du vil medtage i dit resumé. Præsentationsrækkefølgen skal svare til, hvordan oplysningerne vises i selve rapporten. Medtag overskrifter i dit resumé, der matcher eller kan nemt forbindes med sektionerne i din rapport. Hvis din rapport ikke lægger sig til overskrifter, kan du lave notater i din oversigt, når du skriver det, og leder din læser til, hvor i den længere rapport han kan finde mere dybdegående oplysninger. Du ønsker ikke at medtage specifikke data i dit resumé, men din læser skal kunne finde den, hvis han vil vide mere.
Skrivning af resuméet
Formålet med et resumé er at forklare så hurtigt som muligt alle de grundlæggende oplysninger, som din læser har brug for til at træffe en beslutning om det problem du adresserer. Struktur dit resumé, så de vigtigste oplysninger vises i begyndelsen. Dette bør også nævne formålet med og omfanget af din rapport og eventuelt din konklusion. Du ønsker måske ikke at lade dit militære publikum gætte, indtil dit resumé er sidste afsnit. Afhængigt af indholdet af rapporten kan du derefter følge med procedurer, der skal implementeres, forskning du har gjort, analyse, muligheder og din endelige beslutning. Hold dine afsnit korte, højst syv eller otte sætninger, og vælg hver til en del af din rapport. Bliv inden for tre sider, medmindre du opsummerer en teknisk rapport. I dette tilfælde kan dit sammendrag være op til 10 procent af siderne i din rapport, men hvis det er så længe, er det acceptabelt at skrive to separate resuméer. Jo længere tid kan håndtere tekniske problemer, og en kortere 3-siders oversigt kan give et overblik over hele rapporten. Gå ikke frem og tilbage mellem fortid, nutid og fremtiden - det reducerer læsbarheden.
Adressering af en militær målgruppe
Den strategiske marketinggruppe anbefaler, at hærens standardskrivestil kræver en klar besked, der fremmer hurtig læsning. Hvis din rapport indebærer at gøre en tonehøjde til nogen i en hvilken som helst gren af de væbnede styrker, hold sætningerne i dit resumé kortfattet og til det punkt. Undgå at angive udtalelser, f.eks. "Jeg tror, at dette vil fungere, fordi X er lig med Z". Du kan tabe seks ord ved blot at angive, "X er lig med Z", og læg derefter dine vigtigste fakta sammen og korrelere dem med dine forventede resultater.
Forholdsregler
Overvej dit læserskab, hvis du diskuterer militære forhold. Hvis du er medlem af de væbnede styrker, og du skriver til en civil enhed, skal du sørge for, at du ikke indeholder oplysninger, som er fortrolige, eller som tilsidesætter sikkerheden. Hvis du skriver din rapport og opsummering til din overordnede, kan begge passere gennem andre hænder, før du kommer til hans skrivebord, så sørg for at alle involverede er ryddet for at læse, hvad du har skrevet.
