Måden du adresserer en kuvert til et posthus (P.O.) boks kan virke ubetydelig, men i erhvervslivet kan selv de små detaljer gøre eller ødelægge din professionelle persona. Også hvor godt du adresserer din mail kan det påvirke, hvordan det håndteres, og hvor hurtigt det er leveret, ifølge USPS-posttjenesten (USPS). Jo mere præcis adressen, jo bedre. Så før du sender det næste lille eller store mail-stykke til en leverandør, underentreprenør, potentiel backer, klient eller potentiel kunde, skal du korrekt tilføje P.O. boks nummer og tjek et par andre postadresser.
P. O. Boks eller gadenavn
Når du adresserer en konvolut til en klient eller en associeret virksomhed, skal du ikke inkludere P.O. boks nummer og gadenavn. Brug den ene eller den anden, ikke begge dele. Hvis du beslutter dig for at bruge gadenavn, og den indeholder en retningsbestemt, som f.eks. SW for sydvest, skal du ikke forlade den. En gadenavn kan variere afhængigt af dens retningssted, mens en postkasse er et unikt nummereret låsekammer.
Perioder og forkortelser
Hvad med perioderne i udtrykket P.O. boks? Og skal du bruge sin forkortede formular til at adressere en konvolut? USPS foretrækker, at du udelader alle perioder (og kommaer) og bruger standardforkortelser i adresseblokken, så skriv det blot som "PO BOX", ikke "P.O. BOX."
Placering af P.O. Boksnummer i adresseblokken
Adresseblokken består af alle linjerne i en adresse. Ordren på hver linje er vigtig for effektiv håndtering. Start en mailadresse med modtagerens navn, omtrent centreret på konvolutten. Under navnet, skal du medtage et firmanavn, hvis det er relevant. Tilføj derefter postboksens nummer (eller gadenavn). På den sidste linje skal du indeholde by, stat og postnummer.
- JOE RECIPIENT
- RECIPIENT CONTRACTING
- Postkasse 123
- CHICAGO IL 60601
For alle indenlandske eller internationale mail, skriv adresser så læseligt som muligt. I overensstemmelse med USPS standarder skal du justere hver linje i adresseblokken til venstre og helst skrive alle ord og forkortelser i store bogstaver. Igen, ingen perioder eller kommaer. Skriv din returadresse i samme format som adresseblokken. Placer returadressen i det øverste venstre hjørne af konvolutten.
Beskæftiger sig med P.O. Boksbetegnelser
Hvis du kigger op en adresse og bemærker, at P.O. feltet nummer vises sammen med en betegnelse, som f.eks. CALLER, BIN eller DRAWER, udelad betegnelsen på konvolutten. For eksempel, i stedet for at skrive "BIN M", skriv "PO BOX M", når du adresserer udgående mail.
Forbedring af læsbarhed og effektivitet
Virksomheder har typisk en masse indgående og udgående mail, så det er upraktisk at skrive adresser manuelt. Overvej at bruge en printer til at lave adresselabeller, hvilket forbedrer adresses læsbarhed og arbejdsbyrde effektivitet. Hvis du har en USPS-konto, kan du bruge funktionen Click-N-Ship til at udskrive etiketter for prioriteret mail, købe frimærker, angive et foretrukket sprog til dine internationale kunder og meget mere. At udnytte sådanne værktøjer hjælper ikke kun med at polere dit professionelle billede, men vigtigere tjener tid til at bruge din vækst.
