Erhvervsbreve afsluttes ofte ved at inkludere referenceinitialer. Disse initialer er designet til at fungere som en henvisning til forfatteren af brevet, underskriveren og maskinskriveren. Mange virksomheder kræver brug af reference initialer på alle forretningsbrev; andre gør det ikke.
Placering
Den sidste del af et forretningsbrev er dedikeret til reference initialer. Disse initialer placeres altid i bunden af et brev, to linjer under signaturblokken og justeret med venstre margen. Der kan være et eller flere sæt referenceinitialer.
detaljer
Disse forkortelser bruges til referenceformål, så forståelsen af initialernes rækkefølge er vigtig for læseren af brevet; der kan være et, to eller tre sæt initialer. Signaturen af bogstaverne initialer placeres først, i alle store bogstaver, efterfulgt af enten et skråstreg (/) eller et kolon (:). Derefter skrives forfatterens initialer igen i alle store bogstaver efterfulgt af en skråstreg eller kolon. Typeskriverens initialer er altid placeret sidst og bør være små bogstaver.
Formål
Reference initialer bruges som en måde at optage, der skrev underskrevet og skrevet et dokument. Disse initialer giver virksomheder mulighed for at undersøge spørgsmål vedrørende breve, som et firma sendte. Hvis der opstår en misforståelse i et brev, kan læseren opdage, at den person, der skrev brevet, var forskellig fra den person, der skrev det; Forfatteren kan have savnet vigtige elementer underskriveren af det ønskede brev i dokumentet.
Elementer af forretningsbrev
Når et firma skriver et forretningsbrev, indeholder det visse standardelementer. De fleste virksomheder skriver forretningsbrev på deres brevpapir brevpapir. Typisten skriver datoen, adressaten til adressaten og hilsen. Herefter skriver skrivemaskinen bogstavets legeme, lukningen og indeholder en signaturblok; Reference initialer betragtes som en del af signaturblokken. Andre elementer, der ofte indgår i forretningsbrev, er en referencelinje, der angiver formålet med brevet eller hvad det er i forhold til eller en opmærksomhedslinje, der sikrer, at dokumentet når den rigtige person.
