Toastmasters møder giver deltagerne mulighed for at udøve offentlige taleteknikker og ledelsesmæssige færdigheder i et støttende og venligt miljø. Toastmesterens overordnede rolle er at planlægge og lede mødet, koordinere med andre medlemmer og sikre, at mødet løber på en jævn og effektiv måde. Toastmaster fungerer også som et emcee, der introducerer højttalere og andre deltagere. Handler i rollen som toastmaster giver dig mulighed for at bruge de færdigheder, du har akkumuleret, mens du tjener i andre ledelsesroller.
Før mødet
Opret et detaljeret program til mødet. Bliv bekendt med møde dagsorden og de deltagere, der vil være involveret i mødet.
Kontakt medlemmer, der er planlagt til en rolle på forhånd. Dette bekræfter ikke kun tilstedeværelsen, men det giver også medlemmer mulighed for at give varsel om et pludseligt fravær, så et andet medlem kan kontaktes for at udfylde det, hvis det er nødvendigt.
Interview de planlagte højttalere og bekræft deres deltagelse. Indsamle oplysninger om typen af tale, talelængde, titel og andre vigtige oplysninger. Antallet af højttalere kan reduceres af Table Topics Master for at holde mødet på plan, hvis nogen af højttalerne præsenterer en længere end normal tale.
Få din dagsorden udarbejdet forud for mødet. Sørg for, at der er nok kopier til rådighed for deltagerne.
Kom tidligt til mødet. Ikke alene vil du være i stand til at kontrollere, at alle deltagere er til stede og klar til at afholde mødet, du kan også tage sig af eventuelle sidste minut detaljer, hvis nogen kommer op.
Under mødet
Tag plads ved forsiden af rummet. Dette giver dig hurtig adgang til underviseren, når den bliver kaldt.
Vært mødet efter at præsidenten har introduceret dig. Som toastmaster har du kontrol over mødet, bortset fra når du fjerner kontrol over for andre deltagere, som f.eks. Højttalerne, Table Topics Master og General Evaluator. Du vil også udføre sådanne opgaver som at annoncere mødetemaet, indføre deltagere og tage kontrol over mødet fra dem, når de er færdige.
Bliv opmærksom på den tid, som mødet skrider frem. Bekræft, at alle taler var inden for tid med tidtageren og foretage de nødvendige justeringer for at sikre, at mødet forbliver på skema.
