Din virksomhed skal udfylde en W2-formular hvert år for hver medarbejder. Disse formularer præsenterer oplysninger, der påvirker skatteberegninger, herunder lønninger, statslige og føderale indkomstskatter og pensionsbidrag. Medarbejderen er ansvarlig for at sende en kopi af blanketten sammen med den årlige selvangivelse til Internal Revenue Service. Udfylde en W2 er relativt ligetil, hvis du har skatteregnskabssoftware til at holde styr på tallene.
Formatér efter reglerne
Din regnskabssoftware kan fylde de enkelte kasser på formularen automatisk fra lagrede tal og beregninger. IRS kræver en standard, skrevet eller trykt, sort 12-punkts Courier skrifttype uden korrektioner og alle poster, der passer helt ind i boksene. Formularen er maskinlæst, og hvis den er sparket ud for forkert formatering, eller for at være håndskrevet eller i den forkerte farve, skal du indsende den igen.
Flere detaljerede beskrivelser
Vis samlede lønninger, tilbageholdenhed og alle andre relevante oplysninger i de rigtige felter. IRS'en giver den manuelle "Information for Form W2", der findes enten i hard copy eller online, med en sammenfatning af de krævede oplysninger. Nogle kasser er rent informative, men stadig obligatoriske. Viser kode DD i rubrik 12, for eksempel fortæller IRS arbejdsgiveren rapporterer sit bidrag til en kvalificeret sundhedsplan, som er udelukket fra medarbejderens skattepligtige indkomst. Kassefunktionerne kan ændres, da skattelovgivningen skaber nye krav til rapportering.
Distribuere dokumentet
Fil Kopi A af Form W2 med Social Security Administration, som har brug for oplysningerne for medarbejderens SSA løn og bidragspost. Send kopi 1 til staten eller lokal skatteafdeling, hvis det kræves i henhold til loven. Kopier B, Copy C og Copy 2 gå til medarbejderen, og Copy D er til arbejdsgiverens optegnelser. Fristen for at distribuere formularen og filen varierer hvert år. Fristen for at indsende til 2014 er f.eks. 2. marts 2015, mens fristen for at distribuere den til medarbejdere er 2. februar 2015. Du kan anmode om en forlængelse af tid til fil med IRS Form 8809. Der skal være en permanent kopi af W2 i dit regnskabssystem. IRS kræver, at du holder formularen, selv om den ikke kan leveres til medarbejderen, i fire år.
Spar tid med BSO
Du kan bruge Social Security's Business Services Online til at oprette og / eller uploade en elektronisk version af dine W2'er, som også kan udskrives til medarbejdere. Hvis du driver en lille virksomhed, repræsenterer dette et alternativ til at trække sammen W2'erne gennem dit eget regnskabssystem eller gøre dem manuelt. SSA-webstedet kræver registrering. Du skal have en webaktiveret browser med 128-bit kryptering og cookies aktiveret, og Adobe Acrobat Reader til at oprette dokumenterne online.
