For at få et godt indtryk, når du skriver til lederen i en virksomhed, skal du oprette et klart, præcist, professionelt udseende og lydende dokument. Erhvervsbreve er mere formelle end e-mails tendens til at være, og de følger normalt specifikke protokoller. Måden du formaterer, adresserer og åbner dit brev guider det indtryk modtageren har af dig; Sørg derfor for at opretholde faglige standarder, så indholdet af brevet er taget alvorligt.
Skriv din fulde postadresse øverst på siden. Formater din adresse som du ville på en postkuvert med by, stat og postnummer på den anden linje efter dit gadenummer og navn. Du kan også angive dit telefonnummer og din emailadresse umiddelbart efter din adresse.
Skriv datoen i linjen umiddelbart efter din adresse. Skriv datoen ud fuld, for eksempel den 14. marts 2011 i stedet for den 3/14/11. Datoen sammen med resten af brevet skal efterlades berettiget.
Spring over fire linjer efter datoen og skriv adressen til den leder, der modtager dit brev. Dette er lidt anderledes end hvordan du har angivet din egen adresse. Den første linje i dette afsnit skal være lederens navn til hvem dit brev er adresseret. Næste linje bliver lederens nøjagtige position med firmaet, efterfulgt af hans firmanavn på tredje linje. Derefter kommer lederens postadresse, herunder by, stat og postnummer. Angiv ikke sit telefonnummer eller e-mail-adresse.
Spring en linje og skriv så din hilsen, som "Kære Fru Stevens" eller "Kære Mr. Jones." Hilsen skal efterfølges af et kolon.
Skriv resten af dit brev.
