En generalbogbog er en fil eller bog, hvor en virksomhed registrerer alle sine finansielle transaktioner. I begyndelsen af hvert regnskabsår startes en ny generalbogbog med en åbningsbalance. I løbet af det år vil bogholderen eller revisor indtaste hver transaktion, adskilt i tildelte konti. Dette gøres typisk ved hjælp af kontokoder, der er tildelt af virksomheden. Ikke alene hjælper en generaldirektør med et forretningsspor, hvor pengene er gået, men det hjælper også med at forudsige, hvad der skal bruges i det kommende regnskabsår.
Indtast "G / L-kode" i den første celle i regnearket eller det øverste venstre rum i hovedbogen. Her indtastes generelle hovedbogskoder. Hver konto kode er tildelt en bestemt afdeling eller kategori, såsom kontorartikler, porto eller juridiske tjenester.
I den anden celle i regnearket eller det andet rum i den første række i storboksen skal du indtaste "Faktura dato". I denne kolonne vil den ansvarlige person indtaste den dato, hvor krediten eller debet fandt sted. Indtast "Faktura nummer" i følgende celle.
I de næste tre celler eller mellemrum skal du indtaste "Requested By", "Check amount" og "Paid To." Den person, der er ansvarlig for at opretholde hovedbogen, vil indtaste, hvem der anmodes om en check, for hvor meget og til hvem den blev udarbejdet. I den følgende celle eller mellemrum skal du indtaste "Formål" for at give en detaljeret beskrivelse af udgifterne.
I den endelige celle eller storleplads i første række indtastes "Balance". Indtast begyndelsesbalancen for regnskabsåret i den første celle i denne kolonne under overskriften.
Indtast en formel for automatisk at indsætte den resterende saldo i kolonnen "Balance", hvis du bruger et regnearksprogram som Microsoft Excel. Syntaxen for denne formel ville være "= Sidste saldo - Antal checks". Ved brug af en kopi-hovedbog skal saldoen beregnes manuelt.
Tips
-
Hvis virksomheden bruger flere underkonti under en G / L-kode, som f.eks. Koder for kontorartikler, der er opkrævet for bestemte afdelinger, skal du bruge forskellige regnearkfaner eller ledersider til hver afdeling ved hjælp af saldoen på hver afdelingens budget.
