Det er almindeligt i disse dage at høre om et selskabs etiske kodeks, men etisk kommunikation er ofte ikke behandlet i diskussionen, selv om det er et kritisk element i virksomhedens succes. Kommunikation er afgørende i ethvert forhold, men især når din virksomhed er afhængig af dets lederskab for at levere klare og konsekvente oplysninger til arbejdsstyrken. Folk lærer hurtigt forskellen mellem udtrykte og reelle værdier og ved instinktivt at vide, hvornår en organisation udfører sine værdier dagligt og belønner folk, der går den ekstra mile. Etisk kommunikation bør være en overordnet prioritet for virksomhedsledere, når de adresserer alle interessenter - uanset om de er jævnaldrende, medarbejdere, kunder eller investorer.
Hvad er etisk kommunikation?
Etisk kommunikation er afgørende for tankevækkende beslutninger og ansvarlig tænkning. Det handler om at udvikle og pleje relationer og opbygge lokalsamfund inden for og på tværs af sammenhænge, kulturer, kanaler og medier. Etisk kommunikation accepterer også ansvaret for de meddelelser, du formidler til andre, og de kortsigtede eller langsigtede konsekvenser af din kommunikation. Uanset om du snakker med en nær ven eller adresserer arbejdsstyrken i et personalemøde, skal din besked være sandfærdig og i overensstemmelse med dit værdisystem. Vildledende dine lyttere og levere en besked, der er hemmelig eller ikke sandfærdig, er antitese af etisk kommunikation.
Desuden kan etisk kommunikation udvide sig til mediet eller endog det sprog, du vælger til at levere din besked. Brug af et medium, der begrænser publikum eller leverer en besked på et sprog, som dit publikum ikke forstår fuldt ud, begrænser, hvordan din besked er modtaget og opfattet.For eksempel, hvis du taler til et publikum af primært døve eller hørehæmmede medarbejdere, kræver etisk kommunikation en tegnsprogstolk.
Når du ikke kommunikerer etisk, spørger lytterne, om hvad du siger er sandt. Manglende etisk kommunikation fører andre til at stille spørgsmålstegn ved din faglige og personlige integritet og at undre sig over, om de kan stole på din besked eller endda stole på dig. Når du har mistet folks respekt og tillid, skal du arbejde dobbelt så hårdt for at få det tilbage, og nogle gange kan du ikke, uanset hvor svært du prøver. For eksempel meddeler en virksomhedspræsident, som forsikrer arbejdstagere om, at virksomheden vil forblive familieejet, seks måneder senere, at et stort konglomerat har købt virksomheden. Hun vil miste medarbejdernes tillid, og de vil tvivle på noget, hun siger i fremtiden.
En undersøgelse fra Hill + Knowlton Strategies om bæredygtighed, gennemsigtighed og forretningsresultater viste imidlertid, at 82 procent af de 1.000 respondenter troede at et selskab kunne genvinde tillid, hvis det var ansvarligt og gav en ærlig og gennemsigtig rapport om, hvordan det forsøgte at være mere bæredygtig. Udvider offentligheden, og medarbejderne behøver ikke et firma til at være perfekt, de vil bare have gennemsigtighed og sandfærdighed mere end noget. Gennem den etiske kommunikationsproces bør du indrømme, at du manglede dine mål, hvilket i sidste ende baner vejen til store forbedringer i fremtiden og støtte fra alle dine interessenter.
Principper for etisk kommunikation
Etisk kommunikation har flere principper eller grundlæggende elementer. At kommunikere faktabaserede budskaber ærligt og præcist er centralt for etisk kommunikation. Etisk kommunikation værdsætter ytringsfrihed, mangfoldighed af perspektiv og tolerance for dissens. Men mens etisk kommunikation skal være ærlig og ligetil, bør den aldrig fornærme eller provokere lyttere.
Etisk kommunikation giver adgang til de ressourcer og fakta, der hjalp med at formulere budskabet. For eksempel, hvis du deler oplysninger om aktiepræstation, er du forpligtet til at give dit publikum årlige rapporter, arkiver hos Securities and Exchange Commission eller aktionærrapporter.
Kommunikation på en etisk måde kræver også, at meddelelsen bliver tilgængelig. Det betyder, at hvis du leverer en besked til et stort eller forskelligartet publikum, skal du sikre dig, at du rummer sprogets og lytteindstillingerne for alle. Selv om det officielle sprog i USA er engelsk, er der millioner af besøgende og juridiske beboere, hvis første sprog ikke er engelsk. At levere en besked, der kan forstås af et forskelligartet publikum, kræver engagerende sprogkundskaber eller oversættere, som kan hjælpe dig med at gøre beskeden tilgængelig for alle.
Ud over at gøre beskeden tilgængelig og respektere mangfoldigheden af tanke og perspektiv betyder etisk kommunikation at være hensyntagen til grundlæggende menneskelige behov. At undgå ord og sprog, der er nedværdigende eller intolerant og afholder sig fra meddelelser, der fremmer eller opmuntrer vold, er afgørende for etisk kommunikation.
Etisk kommunikation på arbejdspladsen
Kommunikation på arbejdspladsen sker på alle niveauer; Vejleder til medarbejder, leder til vejleder og ledere til medarbejdere - en-til-en og i gruppeindstillinger. For eksempel bør en tilsynsførende, der leverer en præstationsanmeldelse til en medarbejder, følge de etiske kommunikationsstandarder.
Ved håndtering af en højtydende medarbejder skal en vejleder finde den rette balance ved at rose enestående præstationer i nogle områder med ideer til forbedring af andre. Omvendt skal en gennemgang af en medarbejder, der udfører på et middelmådigt niveau, være ærlig, så medarbejderen kan se deres jobsvagheder fra vejlederens perspektiv, hvilket gør det muligt for hende at fokusere på forbedring på disse områder. En vejleder skal kommunikere ærligt og sandt til sine medarbejdere ved at anerkende stærk ydeevne og coaching eller vejledning til tider, når medarbejderen skal komme på rette spor og imødekomme virksomhedens forventninger.
Støtten til virksomhedens vision dræber fra ledende ledere til medarbejdere. De meddelelser, som øverste ledere i virksomheden leverer til mellemledelsen, linjelederne og medarbejderne, skal være gennemsigtige. En af de nemmeste måder at få medarbejdernes tillid på, er at være ærlig og ligetil med dem i al din kommunikation. Når ledere er sandfærdige, tjener de personale og ledere.
Eksempler på etisk kommunikation
Har du nogensinde undret dig over, hvorfor medierne har fakturacheckere, især i løbet af kampagnesæsonen? I løbet af kampanjens sidste dage har politikere været vidende om at strække sandheden eller ikke fortælle hele sandheden at få støtte fra bestanddele og donorer. At gøre kampagneløfter, der er umulige at holde, er uetisk kommunikation. Nogle politikere kæmper med at forene etisk kommunikation med overbevisende kommunikation. I sin 2014-artikel undersøger "Ethical Dilemmaer i brugen af Big Data Analytics (BDA) for at påvirke politisk kommunikation og adfærd" Kenneth Hacker brugen af stor dataanalyse inden for rammerne af politiske kampagnespecifikationer. Stor dataanalyse eller BDA er information, som er nyttig til at hjælpe organisationer, og ofte også enkeltpersoner, træffe beslutninger baseret på korrelationer, mønstre, tendenser og præferencer.
For eksempel, siger en politiker forsøger at få støtte i et område, der engang blomstrede på den langvarige stålindustri. Hun fortæller mængden, hun identificerer med deres økonomiske kamp siden industriens død, der forlod samfundet uden levejob og beskylder udenlandske konglomerater, der har usurped amerikansk dominans i stålindustrien. Politikeren præger sårbarheden hos lytterne ved at bruge BDA for at finde ud af, hvad der rammer en akkord med tilhængere - udviklingen i en faldende stålindustri i dette område i USA, og præferencerne om, at vælgerne ville gå bedre med job, der gør dem i stand til at genoptage deres tidligere livsstil. Denne form for politisk overtalelse er ikke etisk kommunikation, fordi det ikke er ærligt eller ligetil, og det afspejler ikke sandheden om den amerikanske stålindustri.
Sådan lærer du etisk kommunikation
At engagere sig i etisk kommunikation, skal du omfatte grundlæggende faglig og personlig etik. For det første er din forpligtelse til at fortælle sandheden afgørende. Den amerikanske managementforening karakteriserer etisk kommunikation som "Sandheden er Job 1", da sandheden er det mest kritiske aspekt af etisk kommunikation. Intet firma ønsker at genoplive Enron-katastrofen, hvor medarbejdere blev slået af ledere, der ikke afslørede deres pensioner, ville være værdiløse.
Etisk kommunikation må kun undervises, når virksomhedens lederskab forstår virkningen af meddelelsen. For eksempel, hvis du taler til forsendelsesafdelingen om forestående afskedigelser, skal du antage, at forsendelsesafdelingen medarbejdere vil dele disse oplysninger med salgsafdelingen. Salgsafdelingen er afhængig af fragt for at sikre, at deres ordrer leveres til tiden. Meddelelsen, du giver til forsendelsesafdelingen, skal være inklusiv og bør overveje, hvilken indflydelse den vil få på afdelinger, som er afhængige af sine forsendelsestjenester.
Undervisning i etisk kommunikation handler om undervisningsetik og fagligt og personligt ansvar - ikke kun hvordan man skal tale med medarbejdere eller kolleger. Indholdet af meddelelsen er meget vigtigt, ligesom meddelelsen leveres. Med så mange forskellige kommunikationsmetoder er det vigtigt at vide, hvilken type information der er OK at sende elektronisk i forhold til oplysninger, der skal formidles ansigt til ansigt. Selvfølgelig skal præstationsvurderinger og medarbejdermæssige disciplinære anmeldelser afleveres i et ansigt til ansigt møde, fordi emnet garanterer det. Desuden værdsætter de fleste medarbejdere at modtage positiv feedback og konstruktiv kritik personligt. På den anden side er det acceptabelt at sende meddelelsen om en fridag efter Thanksgiving via e-mail til alle medarbejdere.
At forstå dit publikum er et kritisk punkt i at levere etisk kommunikation. Uden et godt kendskab til publikum kan budbringer ubevidst fornærme lytterne eller endda levere en besked, der ikke engang var beregnet til publikum. Hvis messenger er en top virksomhedsleder, kan hun have brug for Cliffs Notes fra Human Resources Department for at guide hende om, hvordan man bedst kan levere information, der forventes at blive dårligt modtaget.
Human Resources rolle i etisk kommunikation
Personaleafdelingen er typisk gåafdelingen for medarbejderkommunikation. HR bør være involveret i alle meddelelser til medarbejdere, især dem der kommer fra det højeste ledelsesniveau. Paul Gennaro, Senior Vice President for Corporate Communications og Chief Communications Officer for AECOM, siger i et interview med SHRM Online: "Det skal være fra HR side - hvad er organisationens værdier? Hvordan måler vi ydelsen? Styrker vi etik og integritet? Gør vi det til en del af vores kultur? "For eksempel kan vejledning fra HR-lederskab inden for etisk kommunikation hjælpe virksomhedsspræsidenten med at levere en besked, der er godt modtaget, derfor Cliffs Notes fra HR.
Personaleafdelingen er generelt ansvarlig for at udarbejde meddelelser, som lederskab vil levere til medarbejdere. HR reagerer også på medarbejderes spørgsmål om meddelelsen. For eksempel kan en HR-medarbejder udarbejde en virksomhedspræsidents tale og give hende spørgsmål til medarbejdere, der sandsynligvis vil spørge. Ud over at skrive talen kan HR også give svar på forventede spørgsmål, eller i det mindste fortælle præsidenten, hvordan man leder medarbejderne til den rigtige kilde til et mere komplet svar. Ud over at forberede indholdet af meddelelsen og Q & A kan HR forberede præsidenten til levering af talen, som i timingen, hvad hun bør vide om publikum, for eksempel en lille gruppe eller et allesamlende møde, og giv hendes tips om, hvordan man ikke bliver defensiv eller tager personlige overtrædelser af medarbejderspørgsmål. Coaching i dette scenario kan også indeholde råd til at analysere kroppens sprog for publikumets medlemmer for at bestemme deres svar på hendes budskab.
