En afgangspersonale kan forårsage en række hovedpine for en virksomhed, herunder en afbrydelse af kundeservice, kundens mangler og tab af salg. Ved hjælp af en meddelelse om at advare kunder om medarbejderens afgang kan det være en positiv og proaktiv PR-strategi, der hjælper dig med at omdanne en potentiel citron til limonade.
Indstil dine mål for brevet
Bestem hvorfor du ønsker eller skal kontakte dine kunder for at lade dem vide om en medarbejders afgang. Brug en punktliste til at hjælpe dig med at skræddersy forskellige breve til de forskellige behov hos de kunder, du vil kontakte. For eksempel kan du muligvis berolige nogle klienter, der vil ikke være nogen afbrydelse i deres leverancer eller kundeservice. Du skal muligvis lade andre kunder vide, at de har en ny kontakt til din virksomhed, hvem denne person vil være, og at den nye rep vil ringe til dem. Du kan måske ønske at tackle rygter, informere kunder om, at den afrejsende medarbejder har en konkurrenceklausul, du har til hensigt at håndhæve, eller at medarbejderen forlader på gode vilkår.
Tal med medarbejderen
Mød med medarbejderen for at diskutere din plan for at kontakte kunder. Spørg medarbejderen om tips til at kommunikere med bestemte kunder, baseret på hans forhold til dem, kendskab til deres historie og behov og tanker om deres potentielle bekymringer. Spørg medarbejderen, hvis han vil have grunden til, at hans afrejse er meddelt, eller hvis du skal forlade det ud af brevet. Selv hvis du adskiller fra en medarbejder med dårlige vilkår, må ingen af jer brænde broer og skade alles omdømme på markedet.
Beslut om modtagere
Skriv en liste over modtagere af brevet, så du kan skræddersy indholdet til hver enkelt. Dokumentere årsagerne til, at du skriver hver klient ud for kundens navn og noter om noget specifikt indhold, du vil medtage eller udelade i kundens brev.
Skriv det første udkast
Skriv det første udkast til brevet og adresser klienten ved navn. Start med at tilbyde en forsikring, som "XYZ Co. har altid været stolt over vores evne til at yde fremragende kundeservice via vores uddannede, professionelle medarbejdere." Så advarsel kunden, at din medarbejder forlader, og hvorfor, hvis du har besluttede at medtage disse oplysninger. Adresse eventuelle bekymringer klienten har muligvis og fortælle, hvordan du adresserer dem. Introducer klientens nye kontakt og hendes kontaktoplysninger og sørg for at medtage eventuelle overgangsdatoer. Tilføj et efterskrift, der kalder på vigtige informationstyper, du ønsker at skille sig ud, som det faktum, at den nye kontakt vil ringe til at introducere sig selv i denne uge. Afslut med en invitation til klienten til at kontakte dig personligt, hvis kunden har spørgsmål.
Afslut brevet
Har dine nøglechefer og hver klients nye kontakt gennemgå dit udkast til de forskellige bogstaver, du opretter for at anmode om input. Når du har modtaget input på dit første udkast til dit klientbrev, skal du oprette de endelige kopier. Lad de relevante medarbejdere se det endelige udkast, før det er underskrevet og distribueret.
