I regnskabsverdenen bliver indkomst- og omkostningstransaktioner registreret ved hjælp af en bestemt proces, der er oprettet for at spore og klassificere hver transaktion for nem tilbagekaldelse på et senere tidspunkt. Revisorer registrerer løbende transaktioner, og hver måned skal kunne sortere og klassificere disse data i et format, der udarbejder et sæt regnskaber, herunder selskabets resultatopgørelse og balance. Hvert stykke af en given finansiel transaktion registreres i konti, der bruger identifikatorer kaldet generelle hovedbogskoder.
Tips
-
Virksomheder bruger ofte generalbogbog (GL) koder til at klassificere regnskabsdata på flere forskellige måder. Disse koder tillader virksomheden at sortere transaktionsdata, så den kan producere flere forskellige regnskabsrapporter og giver mulighed for at analysere virksomhedens regnskabstransaktioner på en række nyttige måder.
Hvad er en GL-kode?
Virksomheder bruger ofte generalbogbog (GL) koder til at klassificere regnskabsdata på flere forskellige måder. Koderne kan variere fra en simpel trescifret streng til en kode med flere dele, der hver især angiver en klassifikator som et datternummer, forretningsenhed, afdeling eller anden kategorisering.
Disse koder tillader virksomheden at sortere transaktionsdata, så den kan producere flere forskellige regnskabsrapporter og giver mulighed for at analysere virksomhedens regnskabstransaktioner på en række nyttige måder.
Disse GL-kode konti er oprettet i en bestemt rækkefølge, defineret ved princippet om dobbeltregistrering. GL-koderne går i rækkefølge fra aktiver som kontanter, tilgodehavender, beholdning og udstyr, til passiver og egenkapital. Antallet af konti i dette afsnit kan være så få som fem, eller så mange som 100 eller derover, afhængigt af virksomhedens kompleksitet.
GL-kontolisten indeholder også de konti, der udgør resultatopgørelsen, fra indtægter og andre indtægtsregnskaber til driftsomkostninger og ikke-driftsomkostningskonti, såsom renteudgifter.
Hovedbogen
En virksomheds generalbogbog fungerer som hovedregnskab for alle finansielle transaktioner. GL kan indeholde underordnede, for eksempel at føre regnskaber efter forretningsenhed, som alle kombinerer i hovedbogen. Alle disse oplysninger bliver derefter grundlaget for selskabets årsregnskab.
GL gemmer oplysningerne om hver regnskabstransaktion. Disse oplysninger er nyttige, når en regnskabsfører et par år senere skal huske, hvorfor virksomheden brugte en usædvanlig stor sum penge på kontorartikler en måned, eller et firma betaler to gange ved en fejl og skal grave i betalingsoplysningerne til sortere problemet ud. Revisorer laver ofte noter i computersystemet, når de foretager journalindtastningstransaktioner til GL til fremtidig reference.
Hvad er poster i General Ledger?
Generelle hovedbogsposter er registrerede transaktioner, som et firma gør, der involverer penge. Disse transaktioner udarbejdes som regel først i et regnskabstidspunkt, og disse oplysninger opsummeres og sendes til den generelle hovedbog.
Når en virksomhed køber kontorartikler, registrerer den for eksempel de udgående kontanter ved at oprette en kreditkontoindtastning til sin kontokonto i balancen, en debitkontoindtastning for at øge sin kontante forsyningsaktivkonto og en debetkontoindtastning til kontostyrerkontoen, som vil vise på resultatopgørelsen.
Efter at have udfyldt disse journalposter, bogfører revisor dem til hovedbogen for at fuldføre indlæsningen. Mange edb-regnskabssystemer holder journalpostprocessen gennemsigtig, så det ser ud til, at alle transaktioner foretages direkte til hovedbogen.
Kontoplanet
GL-kontiene overholder en bestemt ordre og struktur, kaldet oversigt over konti, der gør det muligt at kontrollere visse typer fejl og frembringe konsekvente og ordnede regnskaber. Virksomheder bruger typisk dobbeltregistrering, når de optages til en generel storbog, og skal bruge forskudsbetalinger og kreditter til at optage hver post.
Hovedlisten over GL-konto koder eller kontoplan indeholder en liste over alle balancekonti og derefter alle resultatopgørelser. Revisorer kan derefter køre en rapport kaldet en prøvebalance, som viser hver GL-konto og den tilsvarende saldo. Da hver transaktion skal have mindst en debet- og kreditindtastning, som direkte modregner hinanden, skal forsøksbalancerapporten vise, at summen af alle konti er lig med nul. Hvis det ikke gør det, kan en debitering eller kredit mangler eller fejlagtigt registreres.
