Effektivitet er nøglen i stort set ethvert kontor eller forretningsområde. At være organiseret er en færdighed, der vil gavne ethvert kontormiljø. En ting, som du måske vil forbedre, selvom du finder ud af, at du generelt er organiseret, er dine dokumentarkiverings- og vedligeholdelsesprocedurer. Du kan bruge timer på at søge efter vigtige dokumenter, hvis der ikke findes et system til at håndtere dem. At have evnen til at få nødvendige dokumenter, når du er under pres, er afgørende. Selv om nogle arbejdspladser kan have faktiske fysiske filer, sker langt størstedelen af dokumentarkivering på computeren.
Navngivning
Navngiv alle filer og mapper på en ensartet måde. Navngiv ikke nogle af dem efter dato og andre med navnet på projektet. Vær sikker på at hver fil i et bestemt projekt har noget unikt for projektet i sin titel. Opret en master projektmappe med et let identificerbart navn. Opdel denne mappe i undermapper med klare titler, som du kan bruge til at liste navnene på dem, der arbejder på det eller andre nødvendige ting.
Lagring
Gem lignende dokumenter sammen. Hvis du arbejder på et bestemt projekt, skal du gemme alle dokumenter i samme hovedmappe på din computer. Dette er mere effektivt og logisk end at lagre alle regneark eller al grafik på forskellige steder. Når du krypterer med detaljer, vil et klik føre dig til projektet.
Indhold
Før du begynder at arkivere dokumenter, skal du tage lidt tid til at gennemgå indholdet. Gem ikke alle de oplysninger, der sendes til dig. Dette vil betyde mere tid på at se gennem unødvendige ting senere. Hvis dokumentet er relevant for dit eget projekt, skal du gemme det. Hvis ikke, fjern det fra din computer.
status
Separate dokumenter, der er en del af igangværende arbejde fra dokumenter, der er til afsluttet arbejde og kun gemmes til reference og registreringsformål. Udnyt dit mappesystem. Gem de nuværende dokumenter på et let tilgængeligt sted, f.eks. Computerens skrivebord. Når arbejdet er gennemført, skal du flytte det til projektmappen, hvor du gemmer færdigt arbejde. Skræddersy denne metode til din virksomhed.
