Uanset om du ejer en lejebolig eller flere, er det vigtigt at beholde alt papirarbejde i forbindelse med ejendommene. Du har brug for nem adgang til lejemål og eventuelle tillæg til dem, hvis der opstår lejerspørgsmål, og du bør beholde alle lejeprogrammer, hvis en nægtet ansøger fremsætter et fremtidigt krav mod dig. Derudover og måske vigtigst, kan du kun fratrække udgifter på din indkomstskat, når du kan bevise dem gennem dine optegnelser. Papirarbejde, der er nødvendigt for skatter, er det mest udfordrende at holde orden, fordi der er så meget af det.
Hvad du skal beholde
Hold altid en kopi af lejekontrakten, eventuelle tilføjelser til lejekontrakten og alle lejeprogrammer fra potentielle lejere på et sikkert sted. En god idé er at oprette en fil for hver udlejningsejendom. Gem filerne i et arkivskab. Du har også brug for bevis for, om du har lavet eller tabt penge på lejebolig hvert år og hvor meget. Du gør det ved at notere din lejeindtægt og trække udgifterne ud. Annullerede checks, kontoudtog, der viser direkte indbetaling eller kvitteringer, som du skriver, hvis du accepterer kontanter, viser alle lejede indtægter. Dine kvitteringer fra alt hvad du bruger på huset til reparationer, forsikringer, skatter og alt andet, som termit og skraldespand, tjener som bevis for dine udgifter. Du skal beholde separate indkomst- og regningsarkiver for hver udlejningsejendom du ejer.
Paper Trail
Der er ikke noget galt med at registrere den gammeldags måde ved at skrive dine indtægter og udgifter i en notesbog eller storbogbog og holde indtægtspapirerne og omkostningsindtægterne i en opbevaringsboks eller i et rum i din notesbog. Denne metode er acceptabel for Internal Revenue Service, ifølge juridisk rådgivning hjemmeside Nolo. Det er en god ide at notere på kvitteringen, hvad det var for, hvis disse oplysninger ikke allerede er på kvitteringen. Papirmetoden kan være den enkleste måde at holde registreringer på, især hvis det er sådan, hvordan du altid har gjort ting. Du skal blot oprette en indkomstkolonne og en udgiftskolonne for hver måned for at se, hvordan du går i slutningen af året. Opdele udgifter du måske betaler en gang om året, såsom ejendomsskat, med 12 for at få en sand månedlig konto.
Elektroniske metoder
Mange computerprogrammer er tilgængelige for at hjælpe med din optagelse. Regnearksoftware, som Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 og Ability Office, kan holde styr på dine indtægter og udgifter. Du ville oprette et separat regneark for hver udlejningsejendom.Men du vil stadig have brug for at holde papirkopier af dine indtægter og omkostningsindtægter, hvis IRS reviderer dig. De andre muligheder for at holde kvitteringer er at bruge en internetopbevaringstjeneste, som du kan uploade dine kvitteringer til, f.eks. Shoeboxed, eller at bruge en hjemme-version, som NeatReceipts, for at holde digitale kvitteringer hjemme hos dig. Se en gang om måneden på dine indtægter og indtægter, og indtast dataene på regnearket.
Ejendomsstyringssoftware
Udlejere kan også bruge ejendomsadministrationssoftware til at holde udlejning af ejendomspapirer organiseret. Quicken har for eksempel software, der organiserer alt papirarbejde til dig. Det hjælper også med at finde alle dine skattefradrag, giver dig mulighed for at optage sene gebyrer eller delvise betalinger, og lader dig sammenligne status for dine udlejningsejendomme. Ejendomsadministrationssoftware har typisk mange avancerede funktioner, som udlejere med en eller to egenskaber måske ikke har brug for. Ejere med mere end 10 ejendomme finder dem ofte nyttige, ifølge Nolo.
