Et jobhjælp er et skriftligt værktøj til at guide jobbet i realtid (når det er nødvendigt). Nogle jobhjælpemidler er skrevet for yderligere støtte til eksemplarisk præstation af medarbejdere. Hvis en bestemt funktion er en del af en jobbeskrivelse, men ikke udføres dagligt, kan man få adgang til en jobhjælp, der giver information om, hvordan man gør jobbet med ultimativ succes. Jobhjælpemidler indeholder sådanne oplysninger som tjeklister, prøveudfyldte formularer og vejledninger. Disse oplysninger er faktisk en genopfriskning og kan også betragtes som en kogebog (trin for trin instruktioner) type jobværktøj.
Elementer du skal bruge
-
Skriftlig opgavebeskrivelse og jobstandarder
-
Prøve dokumenter, regneark og skriftlige vejbeskrivelser
-
Computer softwarepakke som Office 2007 Word eller en stor 3-hullers reference manual
Gennemgå jobbeskrivelsen og standarderne. Du kan vælge de særlige jobansvar, der udføres sjældnere. For eksempel kan præstationsvurderinger udføres en gang om året. Da dette ikke gøres meget ofte, kan der derfor være behov for en genopfriskning, når tiden kommer til at forberede bedømmelserne. Et jobhjælp, der indeholder detaljerede instruktioner om, hvordan man gennemfører vurderingen med udfyldte prøveevalueringsformer og trinvise instruktioner, kan være meget nyttigt (se Sådan skriver du en jobhjælp).
Brug mange eksempler som forberedte dokumentprøver, regneark og tjeklister. For eksempel, hvis en medarbejder skal sikkerhedskopiere computeren en gang hvert kvartal, kan der være en trinvis fortegneliste med alle nødvendige oplysninger til en vellykket backup. Checklisten skal være meget klar for at undgå forvirring.
Planlæg udviklingen af jobstøtten for at opnå optimal brug og ydeevne. Det kan være vigtigt at indhente fageksperter (personer, der er førende med udestående færdigheder og erfaring) for at afgøre, hvilke jobhjælp der er mest nødvendige. Bestem også hvilket format jobstøtten vil tage (tjekliste, trinvise instruktioner, regneark og dokumenteksempler). Andre beslutninger er format (papir eller software), og hvem vil styre jobhjælpsprojektet (se Performance Support Tools),
Gennemfør en pilot (udrul programmet til en valgt gruppe i en vis periode) for at sikre, at jobhjælpen er skrevet på et klart, hurtigt og let at bruge sprog. Gennemgå jobbistanden i slutningen af den tid, der er afsat til at foretage ændringer og forbedringer forud for en større "go-live" (udrulning af jobhjælpen til alle relevante medarbejdere). Eliminering af alle fejl og fejl i jobhjælpen før frigivelse kan sikre et mere vellykket projekt (se tjekliste for at designe effektive jobhjælpemidler).
Tips
-
Medtag de rigtige personer til at støtte og drive jobhjælpeprogrammet
Har fagpersoner og redaktører til at gennemgå materialerne.
Husk at opdatere eventuelle ændringer i jobbeskrivelserne til jobhjælpen.
Advarsel
Brug ikke jobhjælpen i stedet for træning.
Tæl ikke på, at jobhjælp er en helbredelse for dårlig præstation.
