Næsten alle organisationer er afhængige af computere eller computerudstyr til en vis funktion, og mange organisationer er afhængige af medarbejdere til at bruge computere hver dag. På trods af de prismærker, som disse maskiner bærer, giver de et afkast af organisationens investering i form af effektivitetsgevinster, mere professionelle præsentationer og endda forbedret kommunikation.
Effektivitet
I dagene før computere blev allestedsnærværende i amerikanske organisationer, måtte medarbejdere i roller med komplekse funktioner som regnskab og analyse ofte udføre avancerede beregninger med lidt mere end en blyant, papir og en lommeregner. Medarbejdere, der havde til opgave at oprette dokumenter, måtte også skrive deres produktioner for hånden. Computere introducerede et elektronisk element, der gør det muligt for medarbejdere at oprette digitale filer uden at skulle skrive på papir, og elektroniske regneark tillod medarbejdere at udføre komplekse matematiske beregninger ved blot at skrive dem ind i maskinen. Når en 4-H forlængelsesorganisation i St. Paul, Minn.,. introducerede computere i 1986, ifølge agenturets fortegnelse, realiserede agenter hurtigt effektivitetsgevinster ved at producere træningsmaterialer og endda generere pressemeddelelser.
Professionalisme
Ligesom computere gør det muligt for medarbejdere at oprette dokumenter mere effektivt, hjælper maskinerne også medarbejderne med at give disse dokumenter et raffineret og professionelt udseende. I stedet for at indsende et håndskrevet eller skrevet manuskript til en lokal avis eller publikation kan medarbejdere for eksempel generere dokumentet i et softwareprogram, kontrollere elektronisk stave- og grammatikfejl og indsende dokumentet direkte til en editor. Salgsfagfolk kan bruge computere til at generere grafer og diagrammer, der viser fordelene ved deres produkter og tjenester, og præsentanter kan bruge computere til at udvikle og levere professionelle, animerede og endda interaktive diasshow.
Datadeling
På en liste over kontorfordele, som computere tilbyder, anerkender computerwebstedet Spam Laws gentagne gange computerernes og netværks evne til at lette informationsdeling. Medarbejdere på ét sted kan oprette elektroniske dokumenter, og medarbejdere på en anden placering - selv et andet land - kan hente dokumentet kun få øjeblikke senere. Da elektroniske filer kun optager en meget lille mængde fysisk plads, kan medarbejderne også tage filer med dem, når de rejser eller elektronisk får adgang til dem fra en fjernplacering.
Meddelelse
Computere aktiverer elektronisk kommunikation, og denne form for øjeblikkelig adgang repræsenterer sandsynligvis en af de væsentligste fordele, som computere kan tilbyde en organisation. Ved hjælp af elektronisk kommunikation som email, instant messaging og webcasts kan organisatoriske ledere kommunikere med et meget stort antal medarbejdere i realtid uanset fysisk placering. Computere hjælper også med at lette elektronisk kommunikation med andre vigtige interessenter som investorer og leverandører, og kunderne kan bruge elektronisk kommunikation til hurtigt at få service eller endda bestille. Computere kan endda hjælpe organisationer med at reducere kommunikationsomkostningerne ved at lette videokonferencer, der reducerer fysisk rejse, eller etablerer taleforbindelser, der eliminerer behovet for traditionelle telefoner.
