Påmindelsesbreve er nyttige, når du kontakter kunder, der måske har glemt at betale et regning, samt kontakte folk for at minde dem om en aftale eller en begivenhed. For de kunder, der bruger email ofte, kan du sende en påmindelse email, hvilket er en meget bekvem måde at nå dem hurtigt. Online bogstaver kræver detaljeret opmærksomhed på hvert ord for at sikre, at dit brev ikke lyder aggressivt eller uhøfligt, og korrekt grammatik er et must.
Kontroller nøjagtigheden af de oplysninger, du vil påminde personen om. Afsendelse af en samlingspåmindelse med unøjagtige oplysninger vil forvirre og muligvis angre en klient. Aftaler om ansættelse og hændelser skal også indeholde nøjagtige oplysninger for at sikre, at enkeltpersoner vil gøre denne aftale eller deltage i den begivenhed, når de bliver anmodet om.
Bekræft muligheden for, at dine oplysninger er forkerte, eller at kunden allerede har sendt betaling. En erklæring om, at du kun kan se dine egne optegnelser, og at du ikke har andre oplysninger, som du kan henvise til, kan hjælpe den person, der læser brevet, at forstå dit mål ud fra dit perspektiv. At anerkende, om partiet for nylig har sendt en betaling, og denne betaling ikke afspejles i brevet, vil bremse et vredt svar fra modtageren af påmindelsesbrevet.
Vær høflig og behandle klienten som du vil blive behandlet, hvis du blev sendt et påmindelse brev. Oversigter, fejlberegninger og formildende omstændigheder sker i alles liv. Alt for uhøflige eller respektløse kommentarer i et finansielt påmindelse brev hjælper ikke med at få pengene fra den person, du sender brevet til. I stedet skal du holde brevet nøjagtigt og kun diskutere kontoens specifikationer på en høflig måde - undgå uhøflige eller sårbare bemærkninger.
Medtag originale faktureringsoplysninger, når du sender et påmindelsesbrev, der kræver betaling. Mange kunder vil anmode om at se den oprindelige fakturering, hvis de har glemt hvad denne konto er til. For at spare tid skal du inkludere den oprindelige fakturering i påmindelsesbrevet til kunden. De oprindelige faktureringsoplysninger kan være et link til kundens konto online, når du sender et påmindelsesbrev via e-mail.
Anmod om et svar. At anmode om et svar fra klienten kan omfatte at spørge om betaling af betaling, et returopkald, et e-mail-svar eller udfylde de korrekte kontaktoplysninger og returnere det til dig. Ved at bede om et svar fra klienten, er du høfligt til at åbne klienten for at diskutere kontoen og få en betaling fra kunden.
Giv kontaktoplysninger til dig. Sørg for, at du har alle dine kontaktoplysninger på påmindelse emailen. En fysisk adresse eller postadresse er muligvis ikke nok; inkludere email, website, telefon og fax numre for at give kunden så mange måder at nå dig som muligt.
