Politikker og procedurer er krav til de fleste organisationer. Mange er nødt til at skrive disse typer dokumenter, fordi de skal overholde regler, som f.eks. International Organization for Standardization (ISO). ISO er en familie af standarder, der fokuserer på at forbedre kvalitetssikringen. Et af de mest almindelige eksempler på politikker og procedurer, som organisationer skriver, er Standard Operating Procedure (SOP).
Politikker
Politikker angiver de regler, som virksomheden skal gennemføre i hele organisationen eller afdelingen. For eksempel har virksomheden en politik om adgangskoder. Det kan nævnes, at medarbejderne skal ændre adgangskoder hver 60 dage. Politikken kan også angive, at systemet vil underrette medarbejderne 14 dage før deres adgangskoder udløber. Politikker skal være klare, koncise og konsekvente. Politikkerne vil også have akronymer i dem. Forfatteren skal stave dem ud første gang, de bliver brugt, og brug derefter akronymerne i resten af politikken.
Procedurer
Procedurer implementerer politikker. Procedurer giver detaljerede oplysninger, såsom trinvise instruktioner om, hvordan du udfører opgaver. Et eksempel på en procedure ville være hvordan man opretter nye netværkskonti. Det første skridt kan indeholde, at lederen skal udfylde en blanket til hans nye leje. Formularen kan kræve, at lederen giver oplysninger, såsom den nye lejrens fulde navn, jobtitel og afdeling, hvor den nye leje vil fungere. Lederen sender derefter formularen til it-afdelingen. Netværksadministratoren har derefter de procedurer, hun skal følge. Disse kan omfatte opsætning af en email- og netværkskonto og oprettelse af et sikkerhedsmærke. Procedurerne skal være lette at følge. Det er vigtigt at huske på, at procedurer ændrer sig over en periode. Derfor bør virksomheden gennemgå dem mindst en gang om året. Det bør udpege en person til at opdatere procedurer. Som politikker skal procedurerne være konsekvente, præcise og præcise.
SOP
SOP står for standard driftsprocedure. Denne type dokument beskriver, hvad organisationen og dens afdelinger gør. Desuden forklarer den medarbejdernes roller og ansvar. Derefter vil SOP normalt indbefatte politikker og procedurer for hver afdeling. For eksempel dækker politikken reglerne for køb af hardware. Derefter vil proceduren give trinvise instruktioner om, hvordan du køber hardware. Selv om SOP primært består af tekst, bør en god en indeholde organisatoriske diagrammer, diagrammer, flowdiagrammer og workflow.
