Oprettelse af et sporingsregneark til registrering af omkostningsbesparelser og omkostningsunddragelse gør det muligt for din organisation at rapportere præcist både "hårde" og "bløde" besparelser. Hårde besparelser vises som en lavere pris sammenlignet med et tidligere år. Bløde besparelser er mindre håndgribelige og kan omfatte forhandlinger om en lavere stigning i omkostningerne fra en leverandør eller "gratis" træning, der følger med en renteforhøjelse. Udvikling af et regneark for at spore opsparing er afgørende for at give incitamenter til dem, der er ansvarlige for køb.
Elementer du skal bruge
-
Regnearksprogram
-
Tidligere driftsomkostninger
-
Kontrakter
Koncernens driftsomkostninger i logiske kategorier. Kategorier kan være efter type, såsom gruppering af alle forsyningsselskaber sammen. Hvis flere ansatte er ansvarlige for indkøb, gruppekostnader af den ansvarlige person.
Indtast overskriften "Udgifter" i den første celle i regnearket. Skriv under navnet på en kategori under, og angiv derefter udgiftsnavne i cellerne nedenfor. Gentag for hver kategori.
Indtast kolonneoverskriften "Aktuelt" og år i den næste kolonne. Under det indtaster de dollars, der bruges i cellen til højre for hvert udgiftsnavn. Label den næste kolonne "Justeringer" og indtast eventuelle kontraktlige forhøjelser eller fald i samme udgiftsrække, som den gælder for. Label den næste kolonne "Benchmark" og indtast en formel til at formere faktiske beløb med et plus justeringen: (Faktisk * (1 + Justering)).
Identificer mængden af varer produceret sidste år og den planlagte produktion for næste år. Skriv i "Per Unit" øverst i næste række. For alle gældende udgifter som materiale og arbejdskraft skal du indtaste en formel for at justere benchmarken til de nye mængder: (Benchmark / Mængde sidste år * Mængde dette år).
Indtast "Actuals" og det aktuelle år i øverste række i den næste kolonne og lad det være tomt, indtil de faktiske omkostninger er kendt. Titel den næste kolonne "Forskel." For hver udgift, indtast en formel, der trækker dette års faktiske udgift ud af nummeret i referencens kolonne.
Efter hver kategori indsætter du to tomme linjer. Skriv i "Subtotal" på den første linje. I cellen ved siden af den skal du indtaste en formel for at tilføje alle udgifterne i den pågældende kategori sammen og kopiere den over alle kolonner i regnearket. Efter den sidste kategori indtaster du "Total" i den første kolonne og i cellen ved siden af den, skal du indtaste en formel for at tilføje alle kategorier af subtotaler sammen. Kopier dette på tværs af alle kolonner i regnearket.
Indtast udgifter, når nye kontrakter underskrives eller fakturaer modtages. Indsæt yderligere rækker for eventuelle nye udgifter eller til at logge omkostningsbesparelser.
Tips
-
Forbedre totalomkostningerne ved at bestemme på forhånd, hvordan besparelser vil blive belønnet. Nøglebeslutninger omfatter, hvorvidt medarbejdere vil blive belønnet med netto besparelser for alle deres udgifter og håndtering af immaterielle besparelser, der påvirker en anden kategori. Justeringskolonnen kan også bruges til at indstille mål. At indføre den ønskede besparelsesprocent for hver kategori vil skabe benchmark mål for hver udgift. Sørg for at inkludere procesforbedringer, der resulterer i lavere driftsomkostninger eller nedsættelse af arbejdstiden.
