Projektkoordinering refererer generelt til planlægning og styring af flere opgaver samtidigt. Koordinering er afgørende for en virksomhed, der beskæftiger sig med to eller flere relaterede projekter. Projekter varierer baseret på forretningsmæssige mål, men kan omfatte lancering af et nyt produkt eller udvidelse af tjenester i nye områder. En projektkoordinator har ofte forskellige roller og ansvar, afhængigt af industrien, forretningsstørrelsen og projektmål. For eksempel kan virksomheder udpege separate projektkoordinatorer til håndtering af indenlandske og internationale anliggender; der henviser til, at små virksomheder kan væve grundlæggende koordineringsopgaver i en ledelsesrolle. Projektkoordinatorer kan tjene som beslutningstagere eller assistenter til lederchefer.
Grundlæggende
Projektomfang (f.eks. Integrering af projekter med forskellige hold eller overvejelse af alternative muligheder) og tidsramme (både kort og samlet deadline) udgør væsentlige funktioner - især fordi en vellykket koordinering kræver langsigtet planlægning kombineret med sømløs udførelse. Hvis din virksomhed f.eks. Har til hensigt at åbne en ny placering, skal du nøjagtigt forvente, hvor længe det vil tage at opbygge en butik, opnå nødvendige tilladelser, købe møbler eller udstyr samt leje og træne tilstrækkeligt personale. En forsinkelse i at modtage væsentlige forsyninger kan således påvirke et helt projekt, f.eks. Ved at tilføje ekstra projektomkostninger.
medarbejdere
For at opretholde effektivitet, overvej at udpege en person eller et team af mennesker til at fungere som projektkoordinator (er). Projektkoordinatorer skal have stærke problemløsningskompetencer for at kunne forudse og reagere på uventede forsinkelser eller situationer. Desuden skal de kunne interagere og forhandle med forskellige typer mennesker. Hvis et projekt indebærer at arbejde med en forretning i Mexico, skal koordinatorer indse, at forretningstolden adskiller sig fra Mexico i USA. Hvis du ikke kan oprette en uafhængig projektkoordinatorrolle, skal du justere projektkoordinatorens opgaver for at fungere som executive team assistent. En projektassistent kan f.eks. Planlægge møder, udarbejde dagsordener og vurdere fremskridt med det overordnede mål at støtte projektets effektivitet.
Software
Indarbejde softwareprogrammer for at øge effektiviteten, som f.eks. At opretholde projektfiler og styre nøgleinformation. For bestemte projekter fungerer regneark, grafer eller vægdiagrammer effektivt. Du udnytter også programmer som Microsoft Excel eller Project, eller endda udvikler proprietær software. For eksempel kan du designe et program til at fokusere på et vigtigt aspekt, som f.eks. Samlede projektomkostninger eller kvalitetssikringsproblemer. Sørg for, at projektoplysningerne forbliver let tilgængelige for vigtige deltagere.
Overvejelser
Nogle projekter involverer personer fra forskellige organisationer eller virksomheder, der arbejder sammen for at opnå et lignende mål. Kontinuerligt analysere projektrisici, f.eks. Hvis et holdmedlem ikke er i stand til at opnå tilladelse eller levere leverancer til tiden. Projekteringskoordinering skal omfatte beredskabsplaner, der hurtigt kan implementeres, hvis det er nødvendigt.
Ledelse
Projekteringskoordineringstrin omfatter normalt at skabe et overordnet mål, planlægge vigtige opgaver samt at udføre og kontrollere projektet. Udvikle et SWOT (styrker, svagheder, muligheder, trusler) eller STEP (social, teknologisk, økonomisk og politisk) analyse i forskellige faser for at evaluere projektets fremskridt.
