Der er tidspunkter, hvor du skal ændre en medarbejders jobbeskrivelse, eller når du skal tildele en bestemt jobopgave til en medarbejder til et specielt projekt eller i en begrænset periode som en anden medarbejders ferieperiode eller fravær. Uanset omstændighederne er kommunikation et vigtigt element i tildeling af arbejde. Kommunikation kan gøre forskellen mellem fremragende præstation og et ufuldstændigt job.
Bestem årsagerne til at tildele arbejde til dine medarbejdere. Processen til at tildele arbejde er anderledes for at omformulere en jobbeskrivelse end det er tildeling af opgaver til et holdprojekt. Omlægning af en jobbeskrivelse er forholdsvis let, fordi du har et blankt lærred, hvorfra du kan begynde at tildele arbejdsopgaver. For eksempel, hvis du har brug for at tildele arbejde til en eksekutiv assistent, foretage forskning om typiske opgaver hos en assistent til øverste ledelse. På den anden side, hvis dit team arbejder på et bestemt projekt, skal du bestemme hvilke opgaver der er en del af det samlede projekt og bestemme de medarbejderressourcer, der er tilgængelige for dig.
Opgive dine medarbejders færdigheder, erfaring og evner. Derudover spørg medarbejderne om deres tidligere erhvervserfaring og karriereinteresser. Ifølge Kvindermedier kræver delegering effektivt opmærksomhed på en medarbejders kompetencer. Det hedder: "Sørg for, at du overdrager til nogen, der kan fuldføre opgaven ved hånden." Dette er din mulighed for at motivere medarbejdere, der ønsker at demonstrere deres evner og forbedre deres værdi for organisationen.
Konstruer en liste over opgaver. Brug din gennemgang af genoptagelser, applikationer og medarbejderindgang for at bestemme, hvem der har de nødvendige færdigheder til at udføre arbejdet. Hvis du har to eller flere medarbejdere, der er lige kvalificerede og har en interesse i at udføre det samme arbejde, skal du udforme en måde at opdele ansvaret på, så en medarbejder ikke er begunstiget over en anden.Hvis der kun er små forskelle i medarbejderkvalifikationer, overvej at overdrage den til den bedst kvalificerede medarbejder og udpege en suppleant, hvis en medarbejder alene ikke kan fuldføre opgaven.
Udvikle en kommunikationsmetode, der forklarer det tildelte arbejde, nødvendige kvalifikationer og forventninger. Dette er det vigtigste skridt i tildeling af arbejdsopgaver, derfor skal din kommunikation være klar og skal tage fat på ethvert element i arbejdet. De forventede resultater og jobforventninger er en del af dine præstationsstandarder. Prestationsstandarder er målinger, du bruger til præstationsvurderinger. En prøveydelsesstandard for tildelt arbejde kan være "Brug Microsoft Access til at indsætte 100 salgsregistre pr. Uge med mindst 98 procent nøjagtighed." Ved hjælp af dette eksempel tildeler du en ny opgave samt etablering af en præstationsstandard til at indarbejde i medarbejderens præstationsvurdering.
Diskuter den nye opgave med medarbejderen. Vær forberedt på at besvare spørgsmål om, hvordan du udfører opgaven, deadlines og til hvem medarbejderen skal rette spørgsmål om opgaven. Dette er en del af din kommunikationsmetode. Du skal være i stand til fuldt ud at forklare opgaven, hvorfor det er vigtigt for organisationen, hvilke kompetencer der er nødvendige, og hvordan medarbejderen nyder godt af at tage den nye opgave op. Medarbejdere, der er interesserede i karriereudvikling eller færdighedsudvikling, er interesserede i at lære, hvordan de nyder godt af at acceptere nye ansvarsområder.
