Penge strømmer ind og ud af din virksomhed, og når som helst det løber ud for at købe nye aktiver, forbedre eksisterende eller reducere en forpligtelse, registreres transaktionen som en udgift. Udbetalinger eller betalinger som køb eller opgradering af maskiner, distribution til ejere eller betaling af banklån er blot nogle af de udgifter, der er nødvendige for at drive din virksomhed.
Udgifter kontra udgifter
Udgifter betyder brugen af kontanter eller kontantekvivalenter til køb af aktiver, nedbetaling af gæld eller fondstransaktioner. Nogle udgifter kan være udgifter, men ikke alle udgifter er fradragsberettigede udgifter.
Rapporteret i resultatopgørelsen er forretningsomkostninger omkostninger, der er udløbet, opbrugt eller var nødvendige for at opnå indtægter i en bestemt periode. Udgifter er fradragsberettigede køb såsom leje, forsyningsselskaber, skatter, licenser, faglige gebyrer, kontorartikler, reklame, provisioner, reparationer, forsikring, materialer, arbejdskraft og omkostninger til solgte varer.
Regnskabs- og skatteforpligtelseskonventioner diskuterer til tider de måder, du laver og registrerer betalinger i forhold til, hvornår midlerne rent faktisk skifter hænder. Udveksling af midler er en udgift, mens den bogføring, der registrerer transaktionen som en del af din resultatopgørelse, repræsenterer fradragsberettigede omkostninger.
Finansiering og afskrivninger
Når du finansierer forretninger, har du lov til at fratrække de beløb, du bruger, selvom du betaler for disse køb med lånte midler. Men du har ikke lov til at fradrage betalinger af hovedstol på virksomhedslån. Hvis du låner $ 1.000 til at betale leje i en måned, når kontanter er stramme, er lejeprisen fratrukket i den aktuelle måned. Hvis du betaler tilbage $ 1.000 den følgende måned, når kontanter er mere rigelige, har du ikke lov til at fradrage denne betaling en gang til. Betalingen af revisor er en udgift, fordi pengene forlader din virksomheds konto, men det er ikke en bekostning, fordi udgifterne allerede var registreret, da du betalte din husleje.
Tilsvarende, når du køber et stort udstyr, som din virksomhed vil bruge over tid, gør du typisk udgifterne på én gang ved at skrive en check for varen. Når du optager købet som en fradragsberettigede udgift, skal du dog afskrive den eller sprede fradraget over det antal år, du forventer at aktivet skal være i brug. Hvis din restaurant køber en ovn, som du forventer at bruge i 10 år, er hele købsprisen en udgift, hvis du betaler for ovnen i en enkelt betaling. Men du kan kun optage en tiendedel af ovnens omkostninger som en fradragsberettigede udgift i løbet af hvert år, som din virksomhed bruger det.
