Formelle bogstaver er en del af næsten ethvert erhverv, uanset hvilket område. Meddelelser, henvendelser og invitationer: De kommer i alle former og størrelser, men næsten alle følger det samme format. Begyndelsen af professionelle breve er vigtig, fordi de sætter tonen til din læser. Hvis dit brev lyder upersonligt eller uprofessionelt, kan læseren måske stille spørgsmålstegn ved legitimiteten af din virksomhed eller din evne til at håndtere arbejdsrelaterede oplysninger inden for brevet. Af hensyn til din læser bør faglige breve være høflige, koncise og informative.
Skriv din adresse øverst på brevet. Brug virksomhedens gadeadresse, by og postnummer. En adresse vil fortælle din læser, hvor brevet kommer fra og til, hvor de kan sende deres egne korrespondancer.
Skriv den dato, hvor brevet blev skrevet en linje under din adresse. Skriv måned, dato og år (24. december 1997). Datoen vil informere læseren om, hvornår brevet blev skrevet.
Skriv din læsers adresse en linje under datoen. Begynd med deres navn (det er normalt korrekt at tilføje en personlig titel som Dr. eller Mrs.) og tilføje deres gadenavn, by og postnummer i linjerne nedenfor. Hvis du sender brevet i en vindueskuvert, vil dette afsnit informere postkontoret om, hvor brevet skal sendes.
Begynd med en hilsen flere linjer under din læsers adresse. Begynd med "Kære …" og tilføj deres fulde navn. Brug en personlig titel til at vise respekt for modtageren af brevet. Tilføj et kolon efter navnet (Kære Mr. John Smith:)
Tips
-
Brug skrifttyper, der ser professionelle ud, som Arial eller Times New Roman. Dobbeltrum og brug 12-punkts skrifttype.
Brug et brevpapir til alle korrespondancer, der vil indeholde dit navn og din adresse.
