Under visse omstændigheder repræsenterer en organisations mødereferater et lovligt dokument, som ikke kan ændres uden bestyrelsens afstemning. Ukorrekt ændring af minutter kan resultere i stemmer, kontrakter, leje og andre handlinger, der er truffet under mødet, for at blive annulleret eller annulleret. Brug en simpel procedure for at sikre, at du ændrer dine minutter korrekt.
Bestem, om protokollen allerede er formelt godkendt ved bestyrelsens afstemning, eller hvis de kun er blevet forelagt til revision til en formand eller et bestyrelsesudvalg. Udkast til protokoller, der ikke er blevet afstemt af et bestyrelse, kan ændres uden bestyrelsesafstemning.
Hvis de foreslåede ændringer bliver foretaget til en person eller personer, der gennemgår protokollen, før møderne går i fuldmåden, foreslår de ændringer, du ønsker. Sammenlign den endelige foreslåede formulering til de oprindeligt indleverede minutter. Forklar årsagen til ændringerne. Hvis alle er enige, skal en sekretær ændre de oprindeligt fremsendte, uautoriserede minutter.
Hvis de foreslåede ændringer foretages i minutter, som endnu ikke er godkendt af bestyrelsen og på et bestyrelsesmøde, skal du bruge følgende procedure:
Har formanden et forslag til godkendelse af mødemøderne. Vent til bevægelsen skal udstationeres. Har formanden åbnet sagen til drøftelse. Har den person, der foreslår ændringen, præsentere sin begrundelse for ændringerne. Efter diskussion har den person, der foreslår ændringerne, fremsætte et forslag om at ændre protokollen og give den nøjagtige ordlyd af forslagene. Vent til bevægelsen skal udstationeres. Lad formanden lukke diskussionen og ringe spørgsmålet eller afstemme. Optag afstemningen, herunder navnene på de til fordel for, imod og undladelse.
Hvis de foreslåede ændringer foretages i minutter, der tidligere er godkendt af bestyrelsen, skal du følge den samme procedure for ændring af minutter, der forelægges til bestyrelsens godkendelse første gang.
Har optagelsessekretæren eller personen, der tager minutter på mødet, foretag ændringerne i protokollen. Øverst på dokumentet, der indeholder datoen, hvor minutterne oprindeligt var taget, bemærk at protokollen nu er ændret minutter. Medtag datoen for ændringerne og navnet på den person, der ændrer protokollen.
