På trods af den sofistikerede moderne computers og regnskabssoftware forbliver den grundlæggende lønproces næsten den samme som for decennier siden. Meget få virksomheder optager stadig og behandler lønningslister for hånd, men det er vigtigt for enhver forretningsadministrator at forstå, hvordan lønningsprocessen virker til korrekt at kontrollere arbejdskraftomkostningerne og løse potentielt dyre problemer. Dette er sandt, selvom du outsourcer dine lønningsoperationer, et populært alternativ. Lønningsprocessen begynder med registrering af den tid, medarbejderne har lagt på jobbet. Dette kan være lige så enkelt som et håndskrevet tidsskrift eller involvere brug af edb-klokker, der relæer dataene direkte til en computer, der vil behandle lønnen. Inden yderligere lønningsprocesser kan begynde, skal nye medarbejdere eller dem, hvis status er ændret, udfylde en formular W-4 til undtagelse af undtagelser.
Beregning af løn
Arbejdsgiveren samler alle medarbejdertidsposter i slutningen af betalingsperioden, hvilket kan være ugentlig, hver uge eller en anden periode). Det første skridt i beregningen af lønnen er at finde en medarbejders bruttoløn, hvilket kan være lige så simpelt som at tilføje arbejdstiden og multiplicere med personens løn. Justeringer kan være nødvendige for at omfatte overarbejde, provisioner, tips og anden kompensation. Kompensation for forretningsrelaterede udgifter, som f.eks. Kilometertilskud, indgår ofte i en medarbejderes lønseddel efter beregning af lønnen, fordi disse refusioner ikke er skattepligtige. Det næste skridt er at finde ud af en medarbejders tilbageholdelsesgodtgørelse. For at gøre dette har du brug for medarbejderens W-4 og IRS Publication 15 Circular E. Lønnen underlagt føderal indkomstskat er bruttolønnen minus det samlede antal fritagelser for tilbageholdelse.
Skatter
Den mest komplicerede del af lønningsprocessen er at beregne skatter. Til lønningsformål falder afgifter i to grupper: de, som medarbejderen betaler og fratrækkes bruttolønnen og dem, som arbejdsgiverne betaler. Medarbejdere betaler tre føderale skatter: indkomstskat, social sikring og Medicare. Komplette instruktioner til beregning af disse skatter findes i IRS publikation 15. I de fleste stater er der også en statsskat. Instruktioner for statslige skatter er tilgængelige fra statens Institut for Indkomst eller Beskatning. Arbejdsgiverbetalt skat er arbejdsgiverens bidrag til social sikring og Medicare, den føderale arbejdsløshedsskat og statsledighedskatten - FUTA og SUTA. Brug IRS Publication 15 til at beregne disse. FUTA og SUTA skatter skal tegnes sammen, fordi der er en kredit på FUTA for SUTA betalt.
Udbetaling
Den endelige tilstand af lønningsprocessen er faktisk at betale medarbejderen og at overdrage skatter. At foretage lønkontroller er ret simpelt. Selve checken er meget som enhver anden check. Lønsedlerne kommer dog med en lønseddel, som er en skriftlig fortegnelse over løn, skatter og andre fradrag eller justeringer. Lønnestammen, udfyldt med hver vare og år-til-dato totaler, gives til medarbejderen for hans optegnelser. Det er altid klogt at gennemgå lønsedler, inden de distribueres, da fejl kan være dyre. For eksempel ønsker du ikke at finde ud af et ubesvaret tastetryk, der har fået udbetalt $ 3.000 løncheck, når det korrekte beløb er $ 300. Send tilbageholdte skatter til IRS eller statens indtjeningstjeneste ifølge instruktioner.
