En rapport skrevet af formanden for et selskab eller leder af et nonprofit er et optimistisk kig på organisatoriske aktiviteter og initiativer. Typisk vil en formand skrive en rapport på højst 1000 ord rettet til klienter, aktionærer, medlemmer eller andre med interesse for organisationen. Dette brev er inkluderet i årsrapporten.
Gennemgå aktiviteter i det forløbne år for at inkludere i rapporten. Idéer, der skal overvejes for inkludering, omfatter eksempler på succeser og resultater, en anerkendelse af donorer, ændringer af nøglemedarbejdere eller en meddelelse om planer for fremtidige initiativer. Organiser dine oplysninger af grupper, og bestem derefter, hvordan du præsenterer oplysningerne, så de flyder naturligt mellem emner.
Skriv det første udkast. Afhængigt af din stil kan du måske begynde din rapport med lille snak eller gå direkte ind i organisationens forretning. Start med opdateringer om nylige initiativer. Giv nok detaljer, som alle forstår, hvad der skete, ved at bruge korte ord for ikke at gå tabt i komplicerede sætninger. Når du går videre til andre emner, tager du tid til at diskutere hvert punkt, du ønsker at dække på en kortfattet måde. Vær informativ uden at gå for dybt ind i detaljer.
Rediger din rapport. Sørg for at du har medtaget alle de emner, du har lagt sammen i planlægningsfasen. Herefter skal du kontrollere, at dine afsnit flyder i en logisk fremgang til konklusionen. Start et nyt afsnit, når du ændrer emner. Kontroller for grammatiske fejl. Afhængig af arten af din virksomhed må du ikke forsømme at takke de deltagende ledere. Dobbeltkryds alt. Hvad med tonen i din rapport? Er det let og optimistisk? Du vil projektere optimisme og styrke.
Bed en betroet kollega eller to for at gennemgå din rapport for fejl og tilbyde input. Skriv det endelige udkast med de foreslåede ændringer.
Tips
-
Giv dig god tid til at udfylde dit brev.
Advarsel
Tag tid med redigeringsprocessen. Her kan du lave store ændringer, der påvirker kvaliteten af din rapport.
