Næsten enhver virksomhed, der beskæftiger sig med levering af varer eller tjenesteydelser, vil på et eller andet tidspunkt skulle svare på en anmodning om forslag eller RFP. Den største fejl ved at skrive et forslag er at henvende sig til det som en fill-in-the-blank opgave. Et projektforslag er mere en funktion for marketingafdelingen, end det er for det tekniske eller ledende personale, der rent faktisk vil være involveret i opgaven, efter at forslaget er accepteret, da formålet med forslaget er at overbevise en partner om at ansætte din virksomhed ovenfor de potentielt snesevis af andre, der også indsender forslag med sandsynligvis lavere omkostninger end dig.
Rettidig omhu
Den oprindelige RFP vil indeholde mange detaljer og spørgsmål, og muligvis en baggrund på firmaet, der foretager anmodningen. Hvis RFP er gjort rigtigt, bør det give dig lige nok information til at udarbejde et passende svar; imidlertid, tilstrækkelig vil ikke vinde budet. Et generisk svar, der ikke gør andet end at besvare spørgsmålene, er ikke nok - du skal grave dybere for at besvare spørgsmålene var ikke spurgt. Tag dig tid til at forstå mere om virksomheden, og gør lidt forskning. Hvis ansøgeren er tilgængelig, spørg ham meningsfulde spørgsmål, og bede om afklaring, hvis det er berettiget. Dette vil ikke kun hjælpe dig med bedre at forstå opgaven ved hånden, men også at komme med et pristilbud, der mere præcist afspejler kundens behov.
Ved hvad kunden virkelig behøver
Oftere end ikke kender kunderne ikke rigtigt præcis, hvad de har brug for, og deres sande smertepunkter kan ikke afspejles i RFP. Tag tid før du svarer på kundens kerneforretning, de primære udfordringer hos sine konkurrenter, og hvem den pågældende virksomheds andre leverandører og partnere kan være. Spørg dig selv, hvad drivkraften bag anmodningen kan være - hvis du kan løse et problem i stedet for bare at levere et udstyr, vil du flytte til hovedet på linjen. Forvent, hvad kunden ønsker i dag og hvad han sandsynligvis vil have næste år, og planlægge forskellige scenarier, inden du skriver dit forslag.
Sælg dig selv og din virksomhed
De fleste anmodninger om forslag er ikke bare på udkig efter den billigste udbyder - kunder ønsker en person, som forstår deres smerte og vil løse alle deres problemer. Dit job er at overbevise dem om, at du er den person. Når du skriver forslaget, skal du ikke bare stoppe ved at lave en liste. Hver kuglepunkt eller leverbar skal indeholde mindst et minimalt sprog om, hvordan du løser deres problem, eller hvordan du er bedst og mest unikt positioneret til at hjælpe dem.
En god salg taktik i at lave et forslag er at tilbyde muligheder. Hvis du har taget dig tid til virkelig at forstå kundens behov, kan du tilbyde en række løsninger - normalt er tre bedst, fordi folk har en naturlig tendens til at vælge den midterste. Dette gør det muligt for kunden at vide, at du er fleksibel og også i stand til at håndtere behov, der kan gå ud over dem, der anmodes om i RFP.
Forslag Komponenter
Ikke alle forslag er ens, selv om du skriver mange af dem, vil du opdage, at det bliver muligt at genbruge meget af det samme sprog. Generelt bør et forslag begynde med a personlige følgebrev, og fortsæt derefter med a Resumé af projektet for at sikre at du og kunden er på samme side. Medtag et afsnit om overordnet strategi samt et afsnit om individuelle taktikker og resultater, og derefter med et afsnit for samlede omkostninger fordelt på leverancer.
Klienten kan have angivet en leveringsdato, men det er altid en god ide at bryde det ned i en mere detaljeret tidslinje hvis der er flere leverancer. Forslaget bør også omfatte specifikke betalingsbetingelser og a underskrifts side. Et stykke eller to i slutningen for en om os boilerplate giver også kunden lidt mere information om dit udvalg af tjenester og baggrund.
